Papieren inkoopbesparingen tellen niet!

Het kabinet is gevallen, de formatie is in volle gang, maar zelfs de Tweede kamer vindt besparingen in de zorg niet controversieel. De kosten van de gezondheidszorg zullen de komende vijftien jaar stijgen tot meer dan 100 miljard euro, mogelijk zelfs 140 miljard euro, aldus “Diagnose 2025” . ‘Het Maastricht UMC is zelfs in gesprek met vakbonden om medisch specialisten boventallig te verklaren met de mogelijkheid tot ontslag. Kortom, het is de tijd van drastische maatregelen.

Vaak wordt er als eerste gekeken naar besparingen die door slimmer inkopen mogelijk zijn. Logisch om naar dit laag hangend fruit te kijken, omdat het relatief weinig pijn veroorzaakt. Conform verwachting komen inkopers na een aantal maanden met prachtige resultaten. In het beste geval boekt de controller de besparingen in op het budget van de betreffende afdelingen, maar dan is het grote afwachten begonnen. In dit blog ga ik in op de papieren besparingen die inkoop realiseert, waarom deze niet worden gecasht en wat een instelling hier aan kan doen.

De inkoopfunctie heeft zich de afgelopen jaren sterk geprofessionaliseerd. Dat is mooi, want daardoor zijn de meeste ziekenhuizen in staat om op een professionele manier de selectie en contractering fasen te doorlopen. Nadat het contract is afgesloten draagt de operationele inkoop zorg voor het bestellen. Dit zijn allemaal zaken die goed gaan. Daar tegenover staat dat inkoop niet altijd de orders bewaakt en dat de afstemming met de crediteurenadministratie over de afwijkende facturen ook niet altijd vlekkeloos verloopt. Gevolg hiervan is dat het goed mogelijk is dat het bedrag dat de instelling betaalt niet conform gemaakte afspraken met de leverancier is. Door meer tijd te steken in het op detail controleren van facturen kunnen dergelijke steeds terugkerende kosten worden vermeden. In onze adviespraktijk komen wij bijvoorbeeld een schoonmaakbedrijf tegen dat geld in rekening bracht voor ruimten die al 5 jaar niet meer bestonden.

Daar waar de inkoopfunctie in ziekenhuizen sterk ontwikkeld is, is er weinig aandacht geweest voor contractmanagement. Onder contractmanagement versta ik het proces waarbij op basis van getekende contracten en wijzigingen hierop, de volledige benutting van contracten wordt gefaciliteerd. Hoewel deze functie primair belegd is bij de budgethouder/ verbruiker, wordt vaak gekeken naar de inkoper als het gaat om het daadwerkelijk cashen van de tot dan toe ‘papieren’ inkoopbesparingen. Dit is mijns inziens onterecht. Het is de verantwoordelijkheid van de budgethouder om een functionaris aan te wijzen en op te leiden om een contract daadwerkelijk te managen. De contractmanager van nu zal een vergelijkbare ontwikkeling moeten onderdaan als de inkoper van 10 jaar terug.

Bij het inrichten van contractmanagement kunnen grof weg de volgende stappen worden doorlopen:

  1. Komen de werkelijke kosten overeen met de op basis van de contracten verwachte kosten?
  2. Ligt het verschil tussen deze kosten intern bij gebruikers dan wel extern bij leveranciers of een combinatie van beiden?
    1. Bij Intern: gezamenlijk met leverancier, interne klanten opleiden voor het gebruik van nieuwe goederen of diensten.
    2. Bij Extern: voorbereiden claim bij leverancier.
  3. Verder standaardiseren van artikelen en diensten ten einde de handelingskosten te reduceren.

Concluderend stel ik dat het de hoogste tijd wordt voor zorginstellingen om niet te focussen op nieuwe contracten maar op het cashen van bestaande contracten.

Advertenties

Over basbouwman
Bas Bouwman is partner and founder of Coppa Consultancy, a business consultancy firm focused on strategic sourcing and supply chain management. Bas’ personal focus is on four area’s: supply chain risk management in high-tech process industry, strategic sourcing in healthcare environment, sustainable purchasing and patient logistics.

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit /  Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit /  Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit /  Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit /  Bijwerken )

w

Verbinden met %s

%d bloggers liken dit: