Psychopaat aan het werk

Het is al weer een tijd geleden dat veilen een hype was. Je telde niet mee als je kantoorartikelen niet veilde met een e-reversed auction. De uitkomsten van de veilingen waren op papier verbazingwekkend door de enorme besparingen van soms meer dan 50 procent. De laatste tijd zie je dat inkopers veel minder gebruik maken van deze inkoopstrategie. In dit blog zal ik stilstaan bij de ervaringen die opgedaan zijn met contracten die tot stand zijn gekomen met behulp van een e-reversed auction. Vervolgens wil ik een aantal condities schetsen waaronder veilen de beste inkoopstrategie is.

Het cashen van de eerder genoemde papieren besparingen bleek in de praktijk lastig omdat leveranciers, en niet alleen van kantoorartikelen, probeerden om hun omzet gedurende de looptijd van de overeenkomst te verhogen door bijvoorbeeld “goedkope” artikelen uit het assortiment te halen en te vervangen door duurdere alternatieven. Fatsoenlijk contractmanagement op een inkoopcategorie als kantoorartikelen is niet echt sexy en vooral tijdrovend als je niet over de juiste tools beschikt. Helaas is dat wel nodig om de juiste prijzen te behouden.

Een aantal brancheverenigingen waaronder de schoonmaak wil überhaupt niet meer veilen. Het effect van de marktwerking in de veiling was dusdanig groot dat leveranciers onder de kostprijs hun diensten aanboden. De verleiding om steeds verder te zakken met prijzen in een veiling is verleidelijk en voor bedrijven die op omvallen staan of die recent een aantal opdrachten verloren hebben, is die verleiding haast niet te weerstaan.

De afgelopen jaren heb ik ervaring opgedaan met veilen van uiteenlopende productgroepen zoals trainingen, netwerk componenten, internetdiensten, bouwkundige- en installatiewerkzaamheden, bouw, pacemakers, medische disposables, energie, voeding, schoonmaak en ook de eerder genoemde kantoorartikelen. Allemaal even succesvol maar geen enkele aanbesteding leek op de andere. Voor de duidelijkheid: het succes van de veiling kan je op twee momenten meten. In eerste instantie direct na de veiling wanneer de prijs is bepaald en vervolgens na circa twee jaar als het contract geïmplementeerd is wanneer de samenwerking met de leverancier uitgekristalliseerd is.

Veilen is de agressiefste manier om te komen tot een prijs. Door een volledige focus op de prijs ontbreekt het aan de mogelijkheid om signalen van een leverancier om te zetten in een aangepaste inkoopstrategie zoals in een onderhandeling van zelf gebeurt tenzij je als onderhandelaar psychopathische neigingen hebt. Soms zijn signalen van een leverancier terecht en moeten ze ter harte genomen worden maar soms zijn ze dat ook niet. In alle gevallen kan een veiling ze niet verwerken en dat kan dus positief uitpakken in financiële zin. Maar voordat je een psychopaat je onderhandelingen laat voeren doe je er verstandig aan om je goed voor te bereiden.

In de voorbereiding zijn er twee zaken die je moeten kennen: 1) hoe ziet mijn markt er uit? en 2) wat wil ik precies hebben? Als er onvoldoende marktwerking is en er blijft maar één leverancier over die serieus wil bieden dan zal zijn hoogste bod ook het eindbod zijn waardoor je de hoofdprijs betaalt. Als je niet precies omschrijft wat je nodig hebt, dan zal de leverancier die de opdracht gegund krijgt, alles in het werkstellen om zijn lage marges te compenseren. Ten slotte kan er sprake zijn van negatieve marges die de leverancier de das om kunnen doen waardoor je zonder leverancier eindigt.

De uitdaging in de zorg is dat inkopers vaak niet gespecialiseerd zijn in de betreffende productcategorie en daarmee de markt niet kennen en veilen een te groot risico wordt. Een inkoper die zich gespecialiseerd heeft in een productcategorie kent de markt en zijn dynamiek. Bovendien kan een gespecialiseerde inkoper een interne klant helpen met het specificeren van wat benodigd is daar waar een gewone inkoper vaak alleen het inkoopproces kan begeleiden.

Ironisch genoeg is de inkoper die wel gespecialiseerd is in een inkoopcategorie, ook vaak niet genegen om middels een veiling tot gunning over te gaan omdat hij meent de prijzen te kennen. Door het voeren van een onderhandeling bereik je dan sneller resultaat. Echter, een gespecialiseerde inkoper is geen psychopaat, en haalt de trekker niet over zoals een veiling dat doet.

 Ik ben van mening dat alleen marktwerking leveranciers dwingt tot het innoveren van producten en diensten. Laat de markt dus voor je werken en laat je door een inkoopspecialist begeleiden.

Advertenties

Er zijn er voor minder om gelegd.

Recentelijk zijn wij door een multinational gevraagd om hun grootste contract te auditeren op contract compliance issues. En als ik het over groot heb dan bedoel ik ook groot. Bij inkoop gaat het meestal om grote bedragen, waarom zou je je er anders druk overmaken als inkoper. In het begin van mijn inkoop carrière had ik moeite om “grip” te krijgen op die enorme getallen. Gelukkig heeft mijn vader me ooit geleerd om te relativeren door van 1 tot 100 (procent) te tellen en bij elk getal echt stil te staan,

De enige uitdaging die je hebt bij percentages is dat je voor elke noemer een deler moet zien te vinden. Het leek me een goed idee om in dit geval het BNP (Bruto Nationaal Product) te nemen aangezien het bedrijf dat wij zouden auditeren een staatsbedrijf is. De rekensom is simpel auditspend gedeeld door de BNP. Het effect van de uitkomst was complexer aangezien de rekensom een uitkomst van groter dan 10% liet zien. In sommige audits vinden wij issues tot 10% van de spend die leiden tot het terug betalen van te veel betaalde bedragen.

Professionals die werkzaam zijn in de industrie begrijpen dat dit soort bedragen vaak samen hangen met de inkoop van grondstoffen, wat hier ook het geval was. Ongelukkigerwijze worden grondstoffen vaak gedolven in politiek minder “stabiele” landen. Voordat je een auditteam invliegt, die haar auditwerkzaamheden uitvoert op locatie van de leverancier, is het verstandig om de nodige voorzorgmaatregelen te treffen. Stel je voor wat er gebeurt als de “president” het volgende ter oren komt:. “Een stel auditors hebben….ontdekt  en het lijkt er op dat wij ….moeten terug betalen”. Er zijn er die voor minder zijn omgelegd!

 

In Europa laten we ons niet vervoeren door drie geblindeerde auto’s die allemaal een andere weg terug naar het hotel nemen. Het spreekt voor zich dat ik niet al onze voorzorgsmaatregelen hier bespreek maar neem maar aan dat ze afdoende en beduidend zijn. Los van deze maatregelen is ons auditwerk gelijk aan de audits die wij in
het “westerse” deel van de wereld uitvoeren. We delen nooit commercieel vertrouwelijke informatie van leveranciers met opdrachtgevers en we zullen nooit een contract eendimensionaal benaderen. Aan de andere kant zullen we net zo lang en diep doorgraven als nodig is ongeacht de “omstandigheden”. “Facts are friendly” en het is aan ons om de feiten op tafel te krijgen.

We voeren onze audits uit over de gehele wereld. We doen dat altijd op locatie van de leverancier. We hebben de stellige overtuiging dat we daardoor een beter inzicht verkrijgen in het uitgevoerde werk en een beter begrip van het contract en waar mogelijke financiële risico’s zijn. Het resultaat is dat wij kosten weten te reduceren door het terug halen van te veel betaalde bedragen als ook het verbeteren van de wijze waarop afspraken in het contract zijn vastgelegd en de verplichtingen die daarmee gepaard gaan.

Dit is een vertaling van mijn Engelstalige blog “They have killed for less”.

Een heel andere wereld, bericht van 8 kilometer hoogte

Onder me zie ik Frankrijk liggen. Ik heb pijn in mijn hoofd van alle talen die ik afgelopen week zo intensief heb moeten spreken. Het is een Nationale feestdag in Spanje, de dag dat Columbus vertrok om Amerika te ontdekken wordt gevierd. Iedereen is vrij. Ik vraag me af hoe ik zou reageren als een collega me zou vragen of dit nu wel of geen vrije dag is. Waarschijnlijk zou mijn antwoord zijn, dat hij moet werken maar dat dat waarschijnlijk niet nodig is gezien de hoeveelheid declarabele uren die we in de afgelopen vier dagen hebben gedraaid.

 

Afgelopen week hebben wij twee leveranciers van een van de grootste ondernemingen op de aardbol geauditeerd. Na een introductie van Contract Compliancy Recovery audits een aantal jaar geleden was nu ook Spanje aan de beurt. Ter verduidelijking: Contract Compliancy Recovery audits zijn bedoeld om te controleren of leveranciers niet per ongeluk te veel in rekening hebben gebracht dan dat zij overeenkomstig de intentie, de tekst en prijzen van het contract mogen doen. Het te veel betaalde bedrag moet de leverancier aan de klant terugbetalen.

(On)gelukkiger wijs ben ik één van de ervaren lead auditors die naast Engels, Frans, Duits, Nederlands en Italiaans ook Spaans spreekt. Mijn collega uit Frankrijk spreekt eigenlijk alleen Engels en die kreeg het Spaans benauwd bij het idee dat hij een week lang in Spanje zou vast zitten om vervolgens geen steek verder te komen.

Het is een aparte situatie om een volstrekt Amerikaans principe toe te passen door een Nederlandse auditor in Spanje. Wat is daar nu de toegevoegde waarde van? De eerlijkheid gebied te zeggen dat mijn Nederlandse nationaliteit geen toegevoegde waarde heeft. Mijn ervaring met voor het eerst dit soort audits in de praktijk brengen buiten de VS natuurlijk wel.

Een contract compliancy recovery audit  is voor ons Europeanen een enorme confrontatie met de Amerikaanse claim cultuur, waar wij meestal niet zo gek op zijn. Het gevolg daarvan is dat wij niet echt willen kijken naar het diepere effect van dit type audit.

De wijze waarop Amerikanen kijken naar zakendoen is compleet gefocust op geld. En met name op hoe je meer geld kan verdienen. Zo tellen bonussen en ‘shareholder value’ echt waardoor het handelen van het individu gericht is op het verkrijgen van een bonus en die van het bedrijf als geheel op waardestijging van aandelen. Door deze volstrekt eendimensionale focus worden andere voor ons Europeanen belangrijke items ook bekeken maar wel in de “juiste” volgorde. Immers de basis voor de vergoeding van het auditwork is meestal het daadwerkelijk terugbetaalde geld door de leverancier aan onze opdrachtgever.

In die zoektocht naar te veel betaalde gelden wordt in eerste aanzet gekeken naar het contract en daar in het contract waar er mogelijk een financieel risico is. Vervolgens wordt op basis daarvan een testplan opgesteld en uitgevoerd. Testen kunnen allerlei gebieden raken zoals het daadwerkelijk doorgeven van bonussen aan personeel wat als doel had het veiligheid beleid te ondersteunen als ook het doorlichten van de noodzakelijk diploma’s en certificaten van medewerkers van de leverancier welke tot doel hebben kwalitatief hoogwaardige dienstverlening te waarborgen. Het doel van de auditor is om onterecht uitgekeerde bonus terug te vragen en het bedrag voor een te hoog uurtarief te claimen. Het aardige is dat door deze eenzijdige benadering alle aspecten van de overeenkomstig worden getoetst.

Door de cabine klinkt het geluid van de stewardess met het verzoek to switch off all electronic devices, to fasten my seat belt. The weather is OK in Amsterdam and we thank you for flying with us! De auditor mag naar huis waar een heel andere wereld wacht!

Dat geld is niet van jou!

Afgelopen week kreeg ik te horen dat er bij een klant een zzp’er (interim inkoper) per direct was weggestuurd. Essentie van het verhaal: de inkoper had een percentage gevraagd en gekregen van de omzet van een leverancier; anders had hij de leverancier de opdracht niet gegund. Hoe dom kan je zijn? Staat een dergelijk verhaal op zich of komt fraude op veel meer plaatsen voor, zeker nu er crisis is?

 

Eén van de eerste dingen die me opviel toen ik met inkopers te maken kreeg was dat ze vertelden hoeveel spend ze beheerden (voor hoeveel geld ze inkochten). Het was niet de complexiteit van de materie, de markt, de bijdrage aan het primair proces maar het geld dat de status gaf. Bel eens een inkoopafdeling en vraag vriendelijk aan een medewerker van de afdeling inkoop of je terug gebeld kan worden. Het antwoord is meestal: Bel maar terug?! In normaal zakelijk verkeer neem je de naam, telefoonnummer en boodschap aan en vertel je wanneer je waarschijnlijk teruggebeld wordt. Blijkbaar is er ook iets aan de hand met de houding op afdeling inkoop. Daarmee wil ik op geen enkele manier suggereren dat alle inkopers corrupt zijn en van fraude betichten. Wat ik wel wil aanstippen is dat de machtsbalans op basis van geld dat niet van jou is op de verkeerde wijze kan doorslaan. Terugkomend op de eerste vraag: dom kunnen we dus wel zijn.

Nu de tweede vraag: komt fraude op meer plaatsen voor. Nu zie ik in mijn adviespraktijk van dichtbij, dus verifieerbaar, elk jaar wel een geval van fraude voorbij komen van inkopers. Aan de andere kant van de tafel, de verkopende partij, zie je ook een boel misgaan. Op de eerste plaats is er natuurlijk het fêteren van klanten door leveranciers. Een fles wijn met kerst, een deal ondertekenen tijdens de Olympische Spelen in London, het ter beschikking stellen van een zeilboot in Friesland, een reisje naar Hawaï, een aanbouw aan het huis, een vergoeding voor geleverde “onderzoek” diensten en zo maar verder…. Het aanbieden is niet fraai van leveranciers maar het aannemen er van door een inkoper is gotspe.

Leveranciers daarentegen hebben ook zo hun ‘zwakheden’: sturen op overuren (meestal beter betaald), het afronden naar boven naar dagdelen (laten betalen voor niet gewerkte uren), het niet doorgeven van inkoopkortingen aan klanten voor wie de inkoop verzorgd wordt, disproportionele percentages overhead doorvoeren die niet gedekt worden door werkelijke uitgaven aan overhead (zogenaamde verborgen winsten) en ook deze lijst met mogelijkheden lijkt onuitputtelijk.

Gelukkig komt fraude niet zo veel voor. Daarentegen komt opportunistisch gedrag heel veel voor. Juist op dit laatste punt zijn wij in Nederland bijzonder naïef. In samenwerking met onze Amerikaanse partner: hebben wij de afgelopen jaren een mooie contract compliancy recovery audit ontwikkeld die onze klanten in staat stelt zich te wapenen tegen dergelijk opportunistisch gedrag. Gedrag dat wij alleen maar zien toenemen nu de voortgang van een aantal bedrijven door de crisis onder druk is komen te staan.

No Brainer

Begin van dit jaar zijn wij samen met Connolly begonnen met het uitvoeren van contract compliance recovery audits in Nederland. We controleren of een leverancier overeenkomstig de in een contract gemaakt afspraken factureert aan onze opdrachtgever. Onze partner, Connolly, is van origine een Amerikaans bedrijf. Dientengevolge zijn hun klanten meer gewend aan dergelijke opdrachten aangezien claimen de Amerikanen in het bloed zit. Wij, Nederlanders, lijken meer vertrouwen te hebben in onze leveranciers.

Nu zes maanden verder, komen wij gezamenlijk tot de conclusie dat Nederlandse leveranciers geen haar beter zijn dan hun Amerikaanse collega’s. Dit wekt misschien enige verbazing bij de Nederlandse lezer maar is op zich ook weer niet zo vreemd omdat een leverancier een contract ziet als een manier om zijn business zeker te stellen met een gewaarde opdrachtgever en daarmee toekomstige omzet en winst te kunnen genereren. Inkoop ziet een contract als een manier om structuur te geven aan een zakelijke relatie en levering veilig te stellen en kosten te beheersen. Het contract is de basis van de relatie. Contracten worden vaak anders uitgevoerd of “geoperationaliseerd”, dan de overeengekomen voorwaarden en condities.

Dit gebeurt als gevolg van de volgende reden:

  1. Voorwaarden worden anders geïnterpreteerd door de partijen met alle financiële gevolgen van dien.
  2. Het plaatsen van spoedbestellingen en de hechter wordende relatie die zich ontwikkelt zorgen voor minder waakzaamheid op de financiële voorwaarden en condities.
  3. Financiële transacties worden niet overeenkomstig de voorwaarden in het contract uitgevoerd.
  4. Volume kortingen, betalingskortingen en creditfacturen worden over het hoofd gezien en vergeten.
  5. Originele contractvoorwaarden worden vervangen door nieuwe tariefstructuren en factureringssystemen die geen rekening houden met gemaakte afspraken.

Contract Compliance Recovery Auditing zorgt er voor dat de bij de overeenkomst onderhandelde uitkomst ook daadwerkelijk wordt geleverd door te controleren of de werkelijkheid overeenkomstig de voorwaarden en condities is van de overeenkomst.

Het resultaat van Contract Compliance Recovery Audits zijn bevindingen, nog niet te verwarren met claims. Nu komt het lastigste onderdeel: een opdrachtgever moet namelijk een standpunt innemen ten aanzien van onze bevindingen. Is de opdrachtgever het met ons eens, gedeeltelijk mee eens of volledig oneens. In de praktijk is een opdrachtgever in 95% van de gevallen het met ons eens. Dit percentage is bepaald niet van toepassing op leveranciers. Zij zijn het meestal alleen eens met bevindingen als dubbel betaalde facturen en facturen waarvoor het werk nooit is uitgevoerd. Besluiten over dit soort bevindingen worden ook wel no brainers genoemd.

Maar wat als partijen het oneens zijn over zoiets fundamenteels als het contractmechanisme? Overigens hebben dit soort bevindingen meestal een enorme financiële impact. Die afhankelijk van de leverancier en de goede relatie opdrachtgevers ervan weerhoudt om het gehele bedrag op te eisen. Een schikking is dan een logisch gevolg. Dit soort besluiten zijn business decisions en kunnen alleen door de business genomen worden. Ter voorkoming van een hoofdpijn dossier: meestal wordt geschikt op basis van fifty-fifty en wordt de helft van het bedrag teruggevorderd.