Psychopaat aan het werk

Het is al weer een tijd geleden dat veilen een hype was. Je telde niet mee als je kantoorartikelen niet veilde met een e-reversed auction. De uitkomsten van de veilingen waren op papier verbazingwekkend door de enorme besparingen van soms meer dan 50 procent. De laatste tijd zie je dat inkopers veel minder gebruik maken van deze inkoopstrategie. In dit blog zal ik stilstaan bij de ervaringen die opgedaan zijn met contracten die tot stand zijn gekomen met behulp van een e-reversed auction. Vervolgens wil ik een aantal condities schetsen waaronder veilen de beste inkoopstrategie is.

Het cashen van de eerder genoemde papieren besparingen bleek in de praktijk lastig omdat leveranciers, en niet alleen van kantoorartikelen, probeerden om hun omzet gedurende de looptijd van de overeenkomst te verhogen door bijvoorbeeld “goedkope” artikelen uit het assortiment te halen en te vervangen door duurdere alternatieven. Fatsoenlijk contractmanagement op een inkoopcategorie als kantoorartikelen is niet echt sexy en vooral tijdrovend als je niet over de juiste tools beschikt. Helaas is dat wel nodig om de juiste prijzen te behouden.

Een aantal brancheverenigingen waaronder de schoonmaak wil überhaupt niet meer veilen. Het effect van de marktwerking in de veiling was dusdanig groot dat leveranciers onder de kostprijs hun diensten aanboden. De verleiding om steeds verder te zakken met prijzen in een veiling is verleidelijk en voor bedrijven die op omvallen staan of die recent een aantal opdrachten verloren hebben, is die verleiding haast niet te weerstaan.

De afgelopen jaren heb ik ervaring opgedaan met veilen van uiteenlopende productgroepen zoals trainingen, netwerk componenten, internetdiensten, bouwkundige- en installatiewerkzaamheden, bouw, pacemakers, medische disposables, energie, voeding, schoonmaak en ook de eerder genoemde kantoorartikelen. Allemaal even succesvol maar geen enkele aanbesteding leek op de andere. Voor de duidelijkheid: het succes van de veiling kan je op twee momenten meten. In eerste instantie direct na de veiling wanneer de prijs is bepaald en vervolgens na circa twee jaar als het contract geïmplementeerd is wanneer de samenwerking met de leverancier uitgekristalliseerd is.

Veilen is de agressiefste manier om te komen tot een prijs. Door een volledige focus op de prijs ontbreekt het aan de mogelijkheid om signalen van een leverancier om te zetten in een aangepaste inkoopstrategie zoals in een onderhandeling van zelf gebeurt tenzij je als onderhandelaar psychopathische neigingen hebt. Soms zijn signalen van een leverancier terecht en moeten ze ter harte genomen worden maar soms zijn ze dat ook niet. In alle gevallen kan een veiling ze niet verwerken en dat kan dus positief uitpakken in financiële zin. Maar voordat je een psychopaat je onderhandelingen laat voeren doe je er verstandig aan om je goed voor te bereiden.

In de voorbereiding zijn er twee zaken die je moeten kennen: 1) hoe ziet mijn markt er uit? en 2) wat wil ik precies hebben? Als er onvoldoende marktwerking is en er blijft maar één leverancier over die serieus wil bieden dan zal zijn hoogste bod ook het eindbod zijn waardoor je de hoofdprijs betaalt. Als je niet precies omschrijft wat je nodig hebt, dan zal de leverancier die de opdracht gegund krijgt, alles in het werkstellen om zijn lage marges te compenseren. Ten slotte kan er sprake zijn van negatieve marges die de leverancier de das om kunnen doen waardoor je zonder leverancier eindigt.

De uitdaging in de zorg is dat inkopers vaak niet gespecialiseerd zijn in de betreffende productcategorie en daarmee de markt niet kennen en veilen een te groot risico wordt. Een inkoper die zich gespecialiseerd heeft in een productcategorie kent de markt en zijn dynamiek. Bovendien kan een gespecialiseerde inkoper een interne klant helpen met het specificeren van wat benodigd is daar waar een gewone inkoper vaak alleen het inkoopproces kan begeleiden.

Ironisch genoeg is de inkoper die wel gespecialiseerd is in een inkoopcategorie, ook vaak niet genegen om middels een veiling tot gunning over te gaan omdat hij meent de prijzen te kennen. Door het voeren van een onderhandeling bereik je dan sneller resultaat. Echter, een gespecialiseerde inkoper is geen psychopaat, en haalt de trekker niet over zoals een veiling dat doet.

 Ik ben van mening dat alleen marktwerking leveranciers dwingt tot het innoveren van producten en diensten. Laat de markt dus voor je werken en laat je door een inkoopspecialist begeleiden.

Advertenties

Tuut! Tuut! Dat is snel, lijkt …. wel

En meteen denk je aan die ene leverancier. Ik weet zeker dat je niet gedacht hebt aan de inkoper die deze leverancier (Overtoom) geselecteerd en gecontracteerd heeft. Dat ligt overigens niet eens aan de associatie die je automatisch legt maar ook aan het feit dat er geen inkoper is die een getekend contract met de gewenste nieuwe leverancier kan mailen zodra als je de telefoon neerlegt. Tijd om eens kritisch te gaan kijken naar de efficiëntie van de inkoper. Kan het niet allemaal een beetje sneller?

De taken van een inkoper in een inkoopproject zijn grofweg op te delen: in opstellen van het inkoopprojectplan, opstellen van een offerteaanvraag en versturen naar potentiele leveranciers, offertes beoordelen, een gunningsadvies opstellen, leverancier contracteren en het contract helpen implementeren. Uiteraard doet een inkoper dat niet alleen maar in samenwerking met de interne productspecialisten. Gemiddeld genomen is een inkoper circa 200 uur bezig met voorgenoemde taken in een inkooptraject van enige omvang. Per jaar doet een inkoper dus circa 8 inkoopprojecten. De gemiddelde doorlooptijd van een inkoopproject bedraagt ongeveer 6 maanden. Alles bij elkaar genomen komt er het nodige bij kijken om een nieuwe leverancier te laten leveren, kost het veel tijd (en niet alleen van de inkoper) en duurt het lang.

Maar hoeveel sneller en efficiënter zou het dan kunnen? Ik ben overtuigd dat een inkoopproject in 20 uur kan worden uitgevoerd bij een doorlooptijd van 6 weken. Daar zijn wel een aantal voorwaarden aan verbonden. Ten eerste moet de inkoper gespecialiseerd zijn in een bepaalde productcategorie. Ten tweede moet de inkoper optimaal ondersteund worden door slimme inkoopsystemen. Ten derde moet de inkoper eerder opgedane kennis direct beschikbaar hebben in de eerder genoemde inkoopsystemen.

Een gespecialiseerde inkoper kent de markt, de producten of diensten en heeft snel toegang tot de interne organisatie. Hij weet daardoor wat eisen zijn en wat wensen. De focus komt daarmee direct op de wensen. Eigenlijk is al het andere al gereed en via inkoopsystemen beschikbaar. Geen onnodig tijdverlies met het bepalen van de scope, aantallen, volumes et cetera omdat het middels een spendmanagementtool in één druk op de knop beschikbaar is. Niet uren zoeken naar leveranciers en contactpersonen maar beschikken over een netwerk dat digitaal is ontsloten met behulp van tendersoftware: ready to rock & roll. Geen copy-paste fouten omdat alle documenten zoals offerteaanvraag, contracten en gunningsdocumenten beschikbaar zijn in templates.

Binnen Coppa zijn wij de uitdaging aangegaan om efficiënter en sneller te werken. De lolbroek die vond dat het afsluiten van een inkoopcontract met een inkoopcombinatie sneller is, hebben wij nog maar eens uitgelegd dat ons doel is om de beste prijs én de hoogste kwaliteit voor onze klanten te realiseren. En als hij liever verkoper van een inkoopcontract wilde zijn dat hij dan bij een andere organisatie in dienst moest treden: einde discussie.

De eerste aanbesteding binnen zes weken en met minder dan 20 uur inzet is gerealiseerd! Eén zwaluw maakt nog geen zomer maar we zijn op de goede weg. Als deze manier van werken u inspireert dan kan ik u verklappen dat het eerste wat wij gedaan hebben is het schrijven van alle uren van onze interim inkopers per inkoopproject en deze vervolgens analyseren. Stap 2 de verbeteringen doorvoeren is wat “pittiger” maar omdat het denken én doen in onze genen zit heb ik er alle vertrouwen in. Stap 3: Dat is snel lijkt Coppa wel!

Stop op inhuur is een farce, grip krijgen op inhuur is noodzaak!

Als ik bij de presentatie van een inkoopbesparingsprogramma aankom bij de categorie inhuur dan overkomt het me met enige regelmaat dat de volgende opmerking gemaakt wordt: Sla deze categorie maar over, want wij hebben een stop op de inhuur van derden. Bij veel regionale zorginstellingen zien wij echter dat ingehuurd wordt van andere zorginstellingen of dat er geregeld ZZP-ers worden ingehuurd. Wat opvalt, is dat de tarieven die zorginstellingen betalen voor externen behoorlijk fluctueren. Soms betalen ze de hoofdprijs en soms een opslag op de cao. Het totale bedrag dat bijna alle zorginstellingen betalen aan derden is vaak indrukwekkend hoog, en veel hoger dan vooraf gedacht. Waar komt dat nu door en wat kunnen we er wel aan doen?

Onder het kopje Inhuur vallen veel meer professies dan vooraf verondersteld. Zo scoren laboranten, diëtisten, psychiaters en gipsmeesters hoog als het gaat om de hoeveelheid geld die aan derden wordt betaald. Vaak worden relaties uit het eigen netwerkt benaderd door de verantwoordelijk manager en is er sprake van een, zoals de Engelsen dat zo mooi stellen: a one horse race!. Dat heeft wel een prijsopdrijvend effect. Soms valt de inhuur van derden in het domein van de afdeling HR die vooral gebaat is bij het werven van een nieuwe professional en niet in eerste aanzet stil staat bij de financiële impact van tijdelijk inhuur.

Om inkoopafdelingen te helpen met grip te krijgen op de Inhuur en de afdeling HR te ontlasten heeft Coppa een marktplaats Inhuur in de zorg ontwikkeld waarvan zorginstellingen gratis gebruik kunnen maken. Om aan de behoefte van zorginstellingen tegemoet te komen, en gebaseerd op de inhuur van een doorsnee zorginstelling hebben wij de volgende typen inhuur onderscheiden:

  • Anesthesie
  • Diëtetiek
  • Facilitair
  • Financieel
  • Geriatrie
  • Gipsverband meesters
  • HRM
  • Inkoop
  • ICT
  • Kraamzorg
  • Laboranten
  • Medisch Specialisten
  • Psychiatrie
  • Thuiszorg
  • Verpleegkundig
  • Zorgmanagement

Leveranciers kunnen zich gratis kwalificeren op bovenstaande gebieden. Zorginstellingen kunnen gratis een aanvraag plaatsen die automatisch aan alle gekwalificeerde leveranciers wordt aangeboden. De leveranciers bieden vervolgens cv’s aan op basis van de uitvraag en daarvan wordt met een selectie intake gesprekken gevoerd door de zorginstelling. De best kandidaat wint en het marktmechanisme zorg voor een marktconforme prijs. Simpel, eenvoudig en snel grip op de inhuur van derden! En oh ja, de beste besparing is niet inhuren en niet in dienstnemen…..

Met 1-0 achter!

Vaak moet ik constateren dat inkopers aan het werk gaan met gedateerde inkoopmanagement informatie. Met veel kunst en vliegwerk wordt één keer per jaar een inkoop spendanalyse gemaakt waarmee inkopers het hele jaar aan het werk mogen. Het probleem waarmee inkopers geconfronteerd worden zijn als volgt samen te vatten:

  1. De interne klant herkent zijn spend niet omdat deze gedateerd is;
  2. De geïdentificeerde besparingen op basis van de benchmark zijn niet meer realistisch omdat de marktomstandigheden ondertussen gewijzigd zijn.

Om inkopers niet met 1-0 achter te zetten bij de start van een inkoopproject hebben wij bij Coppa een oplossing ontwikkeld: Continue Spend Benchmark. Wij bieden u een inkoopspendrapportage aan die dagelijks bijgewerkt wordt. Deze tool (Vendorlink) is makkelijk benaderbaar via internet en mag door een onbeperkt aantal gebruikers geraadpleegd worden. Op het moment dat u een benchmark nodig heeft dan vraagt u een actuele benchmark voor de betreffende inkoopcategorie op. Door het grote aantal klanten in de zorg beschikken wij over relevante benchmark informatie.

Wat krijgt u?

  1. Wij richten de spend rapportagetool voor u in op basis van standaard inkoop productcategorieën toegesneden op de zorg.
  2. Dagelijks wordt de spend rapportagetool gevuld met actuele spenddata.
  3. U heeft inzicht in:
    1. Omzet per leverancier;
    2. Omzet per kostenplaats;
    3. Omzet per productcategorie;
    4. Omzet per artikel;
    5. Contract compliance;
    6. Spendontwikkeling per periode;
    7. Status van afhandeling van inkoopfacturen per factuur;
    8. In de status van orders.
  4. Up-to-date benchmark per productcategorie voorzien van een besparingspotentieel.
  5. Alles wat u verder van een spendrapportage mag verwachten op basis van standaardrapportages en de mogelijkheden tot downloaden en bewerken in Excel of afbeeldingen ten behoeve van presentaties.

Bent u klaar om te scoren? Wij geven graag de voorzet!

 

Voor meer informatie over deze dienstverlening zie de website van Coppa.

 

Dit is mijn nummer één!

Afgelopen periode heeft NEVI Zorg in samenwerking met Coppa de inkopers in de zorg gevraagd naar hun beste leveranciers. Biomet is daar als winnaar uitgekomen. Uit het dankwoord bleek de oprechte trots, zie ook hun vermelding op de homepage van hun website. Eén van de andere genomineerde liet me zijn overwinnings speech zien die helaas ongebruikt in de borstzak terug kon. Kortom het heeft impact zo’n award en mooi dat er aan dat onderwerp extra aandacht besteed is tijdens het NEVI Zorgcongres.

Een opvallend punt uit de enquête was dat menig inkoper geen leverancier wilde nomineren. In mijn optiek behoeft dat aspect meer aandacht. In dit blog geef ik daarom mijn mening over de betrokkenheid van inkopers bij de daadwerkelijke prestatie van de door hun geselecteerde leveranciers.

Er zijn een aantal aspecten waar een inkoper op de hoogte van moet zijn aangaande leveranciersprestaties. Ten eerste zal een inkoper moeten monitoren of een leverancier de productgroep waarvoor zij de voorkeursleveranciers is ook daadwerkelijk alles levert en er niet nog steeds besteld wordt bij andere leveranciers. De belangrijkste reden dat interne klanten blijven bestellen bij de voormalige voorkeursleveranciers is dat ze tevreden waren over de kwaliteit en de prijs. Meten is weten! Als er ergens maverick buying is dan kan er op geacteerd worden. Het succes van een nieuwe leverancier straalt direct af op de inkoop. Een professionele inkoop valt of staat bij het kunnen switchen tussen leveranciers. Als een switch niet vlekkeloos verloopt dan is daar lering uit te trekken. Als een inkoper na afsluiten van een contract de andere kant op kijkt omdat hij bang is voor de gevolgen van zijn gunningsadvies of al weer bezig is met andere inkoopprojecten verliest hij zijn zorgvuldig opgebouwd krediet in een vloek en een zucht.

Een tweede aspect waarvan de inkoper op de hoogte moet zijn is de afhandeling van het P2P proces (het proces van een order tot en met de betaling). Pas nadat de eerste order, ontvangst en factuur foutloos verlopen is er sprake zijn van overdracht naar de operationele inkoop en de contractmanager. 100% orderfullfillment is daarbij de standaard en niet de uitzondering. Inkoopbesparingen kunnen volledig teniet gedaan worden door fouten in orderkosten, prijsverschillen, hoeveelheidsverschillen et cetera.

Kortom een inkoper die niet weet wat er speelt is out of control. Als je weet wat er speelt kan je ook je nummer 1 benoemen. Je hoeft het niet van de daken te schreeuwen maar je kan het wel delen. Heb ik vandaag gelijk maar weer toegepast. Ze hebben het niet op de voorpagina van hun website gezet maar ze lopen wel weer een stukje harder voor ons dan bij een ander!

 

Drie dingen voor 2015

Het staat nog niet in uw inkoopbeleid en waarschijnlijk ook niet op de inkoopkalender 2015 maar er zijn drie dingen die uw aandacht verdienen in 2015. Ten eerste is dit focus aanbrengen op het werk uitgevoerd door uw inkopers, vervolgens uw lopende inkoopsamenwerking(en) evalueren en als laatste maar zeker niet de minste: saneer uw inkoopteam. In dit blog zal ik ingaan op deze drie dingen voor 2015.

Specialisatie

De gemiddelde bezetting van een afdeling inkoop in een ziekenhuis varieert tussen 3 en 9 inkopers. Ik doel dan op inkopers die functie titels dragen als senior, strategisch of tactisch of zich bezig houden met de uitvoering van inkooptrajecten. Elk ziekenhuis heeft wel één of meerdere domeinen waar nog nooit een degelijk inkooptraject is uitgevoerd in samenwerking tussen de interne klant en een inkoper. Het ontbreken van specialistische product- en marktkennis bij de betreffende inkoper is vaak de oorzaak voor het uitblijven van inkoopsucces. Aangezien er tot circa 120 relevante productgroepen worden ingekocht, is specialisatie in sommige gevallen een sine qua non om te komen tot een evenwichtige balans tussen prijs en kwaliteit. Denk aan domeinen als apotheek, ICT, HR, bouwkundige zaken, OK, energie en diverse medisch specialismen (cardiologie, traumatologie, orthopedie, et cetera).

Tip: Als u deze situatie herkent dan wordt het hoogtijd om inkoopspecialisten in te zetten.

 

Samenwerking

Een inkoopsamenwerkingsverband kan twee zaken toevoegen: 1) volume bundeling ten einde inkoopbesparingen te realiseren of 2) inkoopexpertise om bepaalde productgroepen aan te besteden.

Tip 1: Benchmark uw inkoopprijzen die voortkomen uit een inkoopsamenwerkingsverband. De prijsverschillen zijn indrukwekkend.

Tip 2: Evalueer uw partners op beschikbare inkoopexpertise. Kies zo nodig nieuwe partners.

Tip 3: Neem kennis van het proefschrift van dr. Jeroen Meijer.

 

Saneren

De belangrijkste en meestal de moeilijkste te nemen actie is: neem afscheid van inkopers die in onvoldoende mate bijdrage aan de doelstellingen uit het inkoopbeleid. Dit creëert ruimte om nieuw talent in te zetten. Investeer middels trainingen in uw team. Binnen Coppa hebben wij 16 thema’s waarlangs wij onze professionals continue trainen en nog eens trainen.

Tip 1: Het afscheid nemen van inkopers wordt dit jaar goedkoper door een verandering in het ontslagrecht zie hiervoor: http://www.transitievergoeding.nl.

Tip 2: Vraag een significante bijdrage van je inkoopteam in termen van tijd door de training in de avonduren te geven. Geeft een prachtig beeld van wie wil investeren en wie niet…

2015 wordt boeiend!

 

Leugens, grove leugens en inkoopbenchmarks

Zojuist ben ik benaderd door een Duits inkoopadviesbureau dat prijzen wil vergelijken tussen Europese landen. Het zou gaan om de prijzen van producten die via de ziekenhuisapotheek besteld worden. Ik gaf hem te kennen dat wij over een schat aan informatie op dat vlak beschikken en dat hij maar een lijst met artikelen moest mailen om te kijken hoeveel tijd ons dat gaat kosten. Uit ervaring weet ik dat het “mappen” van artikelen van dezelfde leverancier een enorm tijdrovende klus is aangezien ze in geen enkel land dezelfde nummers en beschrijvingen hanteren. Enige productkennis is dus vereist.

Bij het bestuderen van de aangeleverde lijst viel me direct op dat het niet om geneesmiddelen ging. Ik heb dus maar even gebeld met de vraag of ik de juiste gegevens had ontvangen; het betrof onder andere gaasjes. Die worden doorgaans niet door een apotheker in een Nederlands ziekenhuis besteld maar lopen gewoon via inkoop. Daar dus niet….

De strekking van deze anekdote is dat het niet zo eenvoudig is om prijzen te vergelijken. Er wordt doorgaans snel geroepen dat er veel bespaard kan worden op inkoop in de zorg. Nu ben ik de laatste om dat te ontkrachten maar ik vind het opvallend dat er nogal wat zelfbenoemde inkoopadviseurs zijn die middels een inkoopscan tot dergelijke conclusies komen. Ziekenhuizen gebruiken doorgaans meer dan 40.000 verschillende artikelen bij meer dan 1000 leveranciers. En als ik daar ook nog eens bij vertel dat als je twee willekeurige ziekenhuizen met elkaar vergelijkt dat gemiddeld genomen slechts minder dan 4% exact dezelfde artikelen worden gebruikt dan begrijp je dat de basis voor conclusies ten aanzien van inkoopbesparingen flinter dun zijn.

Een “inkoopadviseur” komt daar bijna altijd mee weg omdat a) hij al vertrokken is voordat duidelijk wordt dat zijn advies nergens op gebaseerd was; b) het advies afgestoft moet worden voordat het door de opdrachtgever opgepakt wordt en de conclusies dus gedateerd zijn of c) een inkoopproject dat deugdelijk is uitgevoerd altijd met een inkoopbesparing eindigt.

Inkoopscans die in een paar dagen zijn uitgevoerd geven een indicatie van de besparingen waarbij als het goed is er sprake van een conservatieve benadering en dus de ingeschatte besparingen in ieder geval gerealiseerd kunnen worden. Om een gedegen inkoopscan uit te voeren voor een ziekenhuis dat zal er minimaal een dag of vijftig aan verspijkerd moeten zijn. Zo niet dan is er eerder sprake van de gevleugelde uitspraak: leugens, grove leugens en statistiek. In inkoopland kunnen wij dan met een gerust hart “statistiek” vervangen door “inkoopbenchmarks”.

Wat is er dan wel nodig om goed prijsvergelijk te maken?:

  1. Continue inzage in actuele inkoopdata (ten einde juiste inkoopbeslissingen te nemen alsook om van de uitgevoerde inkooptrajecten de verwachte besparingen te monitoren);
  2. Minimaal 98% betrouwbare inkoopmanagementinformatie die een inkoper een voorsprong moeten geven in gesprekken met interne klanten (en hem niet door onbetrouwbaarheid van de data met 0-1 achter te zetten);
  3. Om 98% betrouwbare informatie te verkrijgen is ruime ervaring met inkoop van ziekenhuizen vereist. Door alleen data te verzamelen en in een systeem te plaatsen kan die 98% nooit behaald worden. Een inhoudelijke interpretatie door deskundigen van de verzamelde data is dan noodzakelijk. Alleen dan is een inkoopscan betrouwbaar, eenduidig en compleet.
  4. Om goed te kunnen benchmarken op basis van productgroepen moet niet alleen aan prijsvergelijking worden gedaan maar is het toevoegen van markt/productkennis aan de spenddata noodzakelijk om relevante inkoopmanagementinformatie te verkrijgen.
  5. Ten slotte is het van belang om met de juiste tooling te werken. Oplossing met behulp van Excel en MS Access zijn als instrumenten achterhaald. Bij Coppa werken wij met verschillende partners die systemen kunnen leveren voor spendanalyses. Zo werken wij samen met Dimensional Insight (Spidre) en Vendorlink. Keuze voor een van deze partijen is afhankelijk van de vrijheidsgraden waarmee data gecrunched moet worden.