Generatie Einstein

Ik behoor tot de groep die de gezellige naam patatgeneratie heeft meegekregen, niet echt iets om trots op te zijn. Wat dat betreft is de huidige generatie beter bedeeld met de term: Generatie Einstein. Even voor de duidelijkheid: de Patatgeneratie (ook wel genratie X of nix genoemd) was in de jaren tachtig een uitdrukking die werd gebruikt om te suggereren dat de toenmalige jongeren lui en verwend zouden zijn en de Generatie Einstein (ook wel Generatie Y genoemd) is de generatie die geboren is na 1985 en die is opgegroeid in de digitale informatiemaatschappij. In tegenstelling tot de generaties voor hen,  zou de Generatie Einstein niet individualistisch maar collectivistisch zijn ingesteld. En hier is een interessante analogie met de nieuwe generatie logistieke distributiecentra in de zorg.

In de afgelopen jaren hebben wij gezien dat een aantal ziekenhuizen hun logistieke functie heeft uitbesteed (onder andere azM, Orbis, Atrium MC, MCA, SFG, Haga en Reinier de Graaf Groep, Groene Hart en Leveste). De meeste van deze uitbestede situaties bestaat ondertussen een aantal jaar, waarmee je er van uit mag gaan dat de kinderziektes verdwenen zijn. En het aardige is dat nu moet gaan blijken of deze leveranciers behoren tot de patatgeneratie of tot de Generatie Einstein.

Logistiek dienstverleners behorende tot de Generatie Einstein zijn in staat door hun multidisciplinaire denkkracht (Einstein) netwerken vorm te geven die meerwaarde gaan creëren voor hun klanten. De eerste en meest voor de hand liggende volgende optie is om meer ziekenhuizen aan te trekken en schaalvoordelen (efficiency) te realiseren. De volgende optie is om diensten te gaan combineren, bijvoorbeeld CSA en goederenlogistiek. De derde mogelijkheid is door standaardisatie van de artikelen over de ziekenhuizen heen het aantal logistieke handelingen terug te brengen en daardoor de kosten verlagen. Een vierde kans is om het transport tussen leverancier en ziekenhuis te minimaliseren door ook voor de leverancier de logistieke afhandeling te verzorgen.

De hierboven genoemde mogelijkheden zijn bedoeld als een schot voor de boeg van een professional behorende tot de patatgeneratie. Bij deze daag ik graag de logistieke dienstverleners in de healthcare sector, waaronder DSV en Hospital Logistics, uit om aan te tonen tot welke generatie ze behoren: welke stappen hebben ze al gezet en welke mogelijkheden zien zij nog verder?

Advertenties

Relatietherapie inkoop en contractmanagement

Er is altijd een gezond spanningsveld tussen wat de afdeling inkoop beoogt bij te dragen en wat de interne klant zelf wil kunnen doen. Het is met inkoop net zoals als met voetbal,  iedereen heeft er verstand van en kan het zelf wel even doen. Zodra contractmanagement zijn intrede doet in een organisatie, wat op zich goed is, laait keer op keer de discussie weer op waar inkoop stopt en contractmanagement begint. Een terechte vraag waar ik in dit blog antwoord op probeer te geven.

Als je kijkt naar de stappen in het initiële inkoopproces: specificeren, selecteren, contracteren en evalueren dan valt op dat zowel de inkoper als de contractmanager een functie vervullen. Op de eerste plaats is het de contractmanager,  samen met andere inhoudelijk deskundigen, die verantwoordelijk is voor het functioneel specificeren van eisen en wensen ten aanzien van de producten of diensten. Het is aan de inkoper selectiecriteria te formuleren waaraan een potentiële leverancier moet voldoen. Hierbij valt te denken aan omzet eisen, personeelsbestand, inschrijving in KvK, kredietwaardigheid et cetera.

In het selectietraject is voornamelijk de inkoper aanzet. De inkoper komt met een longlist van potentiële leveranciers, stelt de
inkoopstrategie vast, is verantwoordelijk voor de preselectie en de offerte aanvraag, concept overeenkomst en wegingsfactoren et cetera.  Zodra de offertes ontvangen zijn komt de contractmanager, samen met andere inhoudelijk deskundigen,weer in beeld om de wensen te beoordelen en te scoren. Het is de inkoper die alle beoordelingen verwerkt tot een aanbestedingsadvies.

In de contracteringsfase is het met name de inkoper die het commerciële spel speelt  maar die wel gesecondeerd wordt door de contractmanager als inhoudsdeskundige. Het is belangrijk dat er consensus is over het domein waar de inkoper het voor het zeggen heeft en waar de contractmanager dominant is. De inkoper is primair verantwoordelijk voor de commerciële aspecten van een overeenkomst met een leverancier en de contractmanager over de functionele aspecten van de gevraagde producten of diensten. Let op: beide aspecten hebben een financiële impact op het te sluiten contract. 

Het beste financiële resultaat wordt behaald door een optimaal samenspel van een inkoper  die de
commerciële belangen behartigd met een contractmanager die de functionele belangen bewaakt .

Nadat een contract is ondertekend vindt de formele overdracht plaats van de inkoper naar de contractmanager. De laatste is verantwoordelijk voor de implementatie en borging van het contract. Een goed hulpmiddel daarbij is RACI  model (RACI staat voor Responsible = uitvoerend, Accountable = verantwoordelijk, Consulted= raadplegen en Informed = geïnformeerd).

Hollandse aanpak verwordt tot Franse slag

In de afgelopen twee maanden ben ik actief bezig geweest met het auditen contract compliance van maincontractors in de petrochemische industrie. Ik heb dit samen gedaan met Amerikaanse collega’s die voornamelijk actief zijn in de olie-industrie. Gedurende die periode leer je niet alleen veel van de eigenaardigheden van je eigen cultuur, zoals het verplichte kopje koffie aan het begin van ieder gesprek,  maar je komt een aantal zaken tegen die mijn ogen hebben geopend.

Hoe complexer een opdracht hoe eerder wij Nederlanders  genegen zijn om als inkopende partij een projectprijs af te spreken, een lump sum,  waarvoor de maincontractor de klus moet klaren. De algemene gedachte is dat als de leverancier het slimmer weet te doen waardoor hij meer winst kan maken dit prima is, zolang de klus maar de geklaard wordt. Hier schuilt echter een groot gevaar. Om dit gevaar duidelijk te kunnen maken moeten we eerst in meer detail kennis nemen van dit soort contracten.

Meestal is het zo dat contractueel is afgesproken hoeveel winst de maincontractor mag maken en hoeveel procent overheadkosten in rekening mogen worden gebracht. Daarnaast is er een tariefstructuur die het mogelijk maakt om op basis van eenheden, bijvoorbeeld per strekkende meter steiger, de kosten te berekenen. Het tarief omvat daarmee menskracht, materiaal, gereedschap, kosten voor overhead en een percentage winst. Een eenvoudig rekensommetje uit het voorbeeld voor steigerbouw: aantal strekkende meters maal het tarief geeft de projectprijs.

Als het nu mooi weer is kan de steigerbouwer lekker doorwerken. Maar als het gesneeuwd heeft dan ligt de steigerbouw stil. Aangezien het project voor rekening en risico is van de maincontractor is er niets mis met deze vorm van winst en verlies. Het addertje zit ergens anders en het waren mijn Amerikaanse collega’s, gesterkt door hun negatieve ervaringen met het olielek in de Golf, die mij hier op wezen. Het draait om veiligheid.

Als de tarieven vastliggen en de percentages voor overhead en winst op bijvoorbeeld respectievelijk 8% en 7% dan is er sprake van de volgende situatie. 85% moet dan toegevoegde waarde zijn voor de opdrachtgever. Als een maincontractor bijvoorbeeld minder kosten maakt door personeel geen veiligheidsbonussen uit te betalen of goedkoper, minder gekwalificeerd, personeel van de straat haalt dan is er sprake van ‘verborgen’ winst maar vooral ook van een potentieel veiligheidsrisico. Amerikanen hebben hier een prachtige uitdrukking voor: “If you pay peanuts, you get monkeys”. Nou klinkt dat aantrekkelijk bij steigerbouw, aapjes, maar behalve dat het grappig klinkt, kan de werkelijkheid  als je dit voorbeeld doortrekt naar de impact die veiligheidsrisico’s met zich meebrengen wel eens heel vervelend in de aap gelogeerd zijn.

De Hollandse aanpak waar gezond ondernemerschap altijd gewaardeerd wordt, kent dus een serieuze schaduwzijde. In een wereld waar steeds meer nationaliteiten gezamenlijk werken is het beter om niet te vervallen tot een Franse slag waar een gedegen aandacht voor veiligheid issues in het gedrang komt. Een houding waarbij het is toegestaan extra winst op tarieven te maken is daarmee een doodzonde.

Overigens komt bij een goede contract compliance deze aap ook uit de mouw.

Slager mag het een onsje meer zijn?

Bij zijn afscheid van Coppa, heeft Marco Plasier me een prachtig  kookboek cadeau gedaan, de zilveren lepel. Essentie van dit kookboek is dat Italiaans eten bijzonder gevarieerd is doordat alle regio’s hun eigen ingrediënten en keuken hebben ontwikkeld welke eeuwenlang generatie na generatie is doorgegeven en geperfectioneerd.

In aanraking komen met een andere cultuur is altijd heerlijk, vermoeiend en bovenal een “eyeopener”. Ruim tien jaar geleden heb ik een tijd mogen werken op Sicilië en van werken op Sicilië krijg je wel een “culture shock”.  Je werkt in een familie en bij zaken doen is alles in belangrijke mate gebaseerd op vertrouwen.

Het frappante is dat je zou denken dat zaken doen op basis van vertrouwen iets typisch Italiaans is. Wij, Nederlanders, stellen immers degelijke contracten op waarin we alles keurig netjes vastleggen waardoor het duidelijk is voor een leverancier wat we wat hem verwachten.  Vaak voegen wij een artikel toe dat stelt dat een accountant of auditor een controle mag uitvoeren in de boeken van de leverancier. Het komt echter zelden voor dat wij gebruik maken van deze optie in de overeenkomst omdat we er ‘vertrouwen’ in hebben dat de leverancier zijn zaken netjes op orde heeft.

Recentelijk ben ik begonnen om in opdracht van een Amerikaanse klant één  van de grotere internationale bedrijven gevestigd in Nederland te auditen. Daarbij controleren we systematisch of leveranciers zich houden aan de financiële afspraken in een overeenkomst. Mocht dit niet zo zijn dan geeft dit aanleiding tot een goed gesprek of meer. En juist om dat ‘meer’ gaat het me. Ik heb een uitgesproken aversie voor de Amerikaanse claimcultuur waar voor elk wissewasje een claim voor de rechter  wordt gebracht  alleen maar om méér geld te krijgen zonder dat er feitelijk iets tegenover staat.

Echter in het geval wij een audit uitvoeren en constateren dat een leverancier niet overeenkomstig een contract heeft gefactureerd dan vind ik het niet meer dan logisch dat het te veel gefactureerde bedrag terug wordt betaald. Bovendien houdt het ontegenzeggelijk de leverancier scherp als het gaat om het op orde houden van zijn zaken. En zo snijdt het mes aan twee kanten, namelijk een betere performance van de leverancier en de klant houdt er nog geld aan over ook.

Onze ervaring is overigens dat een leverancier niet altijd zijn zaakjes netjes op orde heeft en dat het vertrouwen dat wij in Nederland er op na houden meer getuigt van naïviteit dan van een visie op samenwerking met een leverancier. Overigens houden Sicilianen er ook een bijzonder aanpak op na als het gaat om oplossen van problemen met leveranciers. Gelukkig hebben Amerikanen er een juridische weg voor gevonden.

Wie is de Groene Sint?

Met een briljante actie heeft Oxfam Novib afgelopen Sinterklaas, de Groene Sint gelanceerd. Bijna iedere grote winkelketen kreeg om zijn oren dat de chocolade letters niet eerlijk zijn. Resultaat, binnen 1 jaar, is dat 22 van de 23 miljoen verkochte chocoladeletters in Nederland geheel of gedeeltelijk gemaakt zijn van eerlijke en duurzame cacao. Dit is een groei in één jaar van 15 naar 95 procent. Dit meldt stichting Milieunet. Droste is overigens het zwarte schaap van de producenten, Aldi van de detaillisten (zie figuur 1). Zoals ik al eerder betoogde (zie blog: Zorg schittert door afwezigheid) is Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen / Inkopen (MVO/MVII) nog niet echt doorgedrongen tot de bestuurskamers van ziekenhuizen en VV&T. In mijn queeste om de zorg te doordringen van de nut en noodzaak van MVI wil ik in dit blog ingaan op de Groene Sint van de zorg. Ik doe een voorstel, maar nodig u van harte uit om ook uw ideeën te delen.

Op de eerste plaats moet MVI de kern van de zorg raken. De grootste inkoopcategorie in de zorg zijn geneesmiddelen. Overigens niet alleen in de ziekenhuizen en verpleeghuizen maar juist ook in de thuissituatie. Feit is dat de arts een geneesmiddel voorschrijft welke dient te worden ingekocht. Wat is er dan mis met een geneesmiddel, het helpt je toch beter worden? Een logische vraag die je overigens ook over een chocoladeletter kunt stellen, die chocoladeletter is toch gewoon lekker? Bij de chocoladeletter moeten wij stroomopwaarts kijken om de problemen te ontdekken. Vorig jaar was maar liefst 85 procent van alle in Nederland verkochte chocoladeletters ‘fout’ (lees: niet afkomstig van kleine duurzaam opererende cacaoboeren die een eerlijke prijs voor hun producten krijgen. Honderdduizenden cacaoboeren en hun gezinnen zijn daarvan de dupe. Zij krijgen geen eerlijke prijs voor hun product en moeten werken onder slechte arbeidsomstandigheden. Voor geneesmiddelen kunnen we ook stroomopwaarts kijken en dan tot de conclusie komen dat voor sommige geneesmiddelen dierproeven worden gebruikt om de werking te testen. Je kan hier ethische bezwaren tegen hebben maar misschien is het interessanter om te kijken wat er stroomafwaarts in de keten gebeurt.

Het RIVM stelt in haar rapport “Geneesmiddelen in bronnen voor drinkwater” uit 2008 dat geneesmiddelen regelmatig worden aangetroffen in oppervlaktewater en soms ook in drinkwater. De aangetroffen concentraties zijn zo laag dat er geen gezondheidseffecten zijn te verwachten op dit moment. Het gaat hier met name om geneesmiddelen die langdurig en door grote groepen mensen worden gebruikt zoals de anti-conceptiepil, hart- en vaatmiddelen, antidepressiva, anti-epileptica,  antibiotica, maagzuurremmers en pijnstillers. De geneesmiddelen komen in het oppervlaktewater doordat wij deze uitscheiden in onze urine enzovoort. Feit is dat er steeds meer van deze geneesmiddelen in ons drinkwater terecht komen. Dit zijn middelen die je als je gezond persoon nou niet bepaald wil binnenkrijgen. Het is daarmee net zoiets geworden als meeroken. Je wordt dus minder gezond doordat je medicijnen meeslikt.

Nu kunnen we de farmaceutische industrie hiermee confronteren. Het Green Pharmacy-concept richt zich op zowel een milieuvriendelijke productie van geneesmiddelen (proces) als op de productie van milieuvriendelijke geneesmiddelen (product). Volgens de farmaceutische industrie wordt bij het ontwerp van geneesmiddelen steeds vaker rekening gehouden met milieuaspecten zoals een goede afbreekbaarheid. Het RIVM verwacht niet eerder dan binnen 25 jaar effect van dit concept. Gezien de machtige industrielobby heb ik niet de illusie dat wij hier, naar analogie van de Groene Sint, net zo snel succes kunnen boeken. Laten we de zorg dus eens verantwoordelijk stellen voor minder gezonde mensen, zoiets als je eigen klandizie creëren. Ben benieuwd wat de reactie wordt op de Groene Apotheker en wie de zwarte Piet krijgt toegespeeld.

Is Lean een bedreiging voor uw supply chain?

De Lean supply chain is de afgelopen 10 jaar de standaard geworden voor de zichzelf respecterende organisaties. Wat moeten we doen nu Toyota, de vader van het Lean gedachtegoed,  geconfronteerd wordt met veiligheid- en kwaliteitsissues.  Het is natuurlijk te kort door de bocht om Lean verantwoordelijk te houden voor alle problemen waar Toyota nu mee wordt geconfronteerd. Velen, waaronder ondergetekende, beschouwen de verandering van strategie in de jaren ’90 om de grootste autoproducent van de wereld te worden als de echte oorzaak. Desalniettemin zullen Lean organisaties moeten gaan nadenken over hun supply chains omdat supply chains echt te Lean kunnen worden. In  SC magazine doe ik een aantal suggesties om Lean en SCM op elkaar af te stemmen. Klik hier om de hele column te lezen.