No Brainer

Begin van dit jaar zijn wij samen met Connolly begonnen met het uitvoeren van contract compliance recovery audits in Nederland. We controleren of een leverancier overeenkomstig de in een contract gemaakt afspraken factureert aan onze opdrachtgever. Onze partner, Connolly, is van origine een Amerikaans bedrijf. Dientengevolge zijn hun klanten meer gewend aan dergelijke opdrachten aangezien claimen de Amerikanen in het bloed zit. Wij, Nederlanders, lijken meer vertrouwen te hebben in onze leveranciers.

Nu zes maanden verder, komen wij gezamenlijk tot de conclusie dat Nederlandse leveranciers geen haar beter zijn dan hun Amerikaanse collega’s. Dit wekt misschien enige verbazing bij de Nederlandse lezer maar is op zich ook weer niet zo vreemd omdat een leverancier een contract ziet als een manier om zijn business zeker te stellen met een gewaarde opdrachtgever en daarmee toekomstige omzet en winst te kunnen genereren. Inkoop ziet een contract als een manier om structuur te geven aan een zakelijke relatie en levering veilig te stellen en kosten te beheersen. Het contract is de basis van de relatie. Contracten worden vaak anders uitgevoerd of “geoperationaliseerd”, dan de overeengekomen voorwaarden en condities.

Dit gebeurt als gevolg van de volgende reden:

  1. Voorwaarden worden anders geïnterpreteerd door de partijen met alle financiële gevolgen van dien.
  2. Het plaatsen van spoedbestellingen en de hechter wordende relatie die zich ontwikkelt zorgen voor minder waakzaamheid op de financiële voorwaarden en condities.
  3. Financiële transacties worden niet overeenkomstig de voorwaarden in het contract uitgevoerd.
  4. Volume kortingen, betalingskortingen en creditfacturen worden over het hoofd gezien en vergeten.
  5. Originele contractvoorwaarden worden vervangen door nieuwe tariefstructuren en factureringssystemen die geen rekening houden met gemaakte afspraken.

Contract Compliance Recovery Auditing zorgt er voor dat de bij de overeenkomst onderhandelde uitkomst ook daadwerkelijk wordt geleverd door te controleren of de werkelijkheid overeenkomstig de voorwaarden en condities is van de overeenkomst.

Het resultaat van Contract Compliance Recovery Audits zijn bevindingen, nog niet te verwarren met claims. Nu komt het lastigste onderdeel: een opdrachtgever moet namelijk een standpunt innemen ten aanzien van onze bevindingen. Is de opdrachtgever het met ons eens, gedeeltelijk mee eens of volledig oneens. In de praktijk is een opdrachtgever in 95% van de gevallen het met ons eens. Dit percentage is bepaald niet van toepassing op leveranciers. Zij zijn het meestal alleen eens met bevindingen als dubbel betaalde facturen en facturen waarvoor het werk nooit is uitgevoerd. Besluiten over dit soort bevindingen worden ook wel no brainers genoemd.

Maar wat als partijen het oneens zijn over zoiets fundamenteels als het contractmechanisme? Overigens hebben dit soort bevindingen meestal een enorme financiële impact. Die afhankelijk van de leverancier en de goede relatie opdrachtgevers ervan weerhoudt om het gehele bedrag op te eisen. Een schikking is dan een logisch gevolg. Dit soort besluiten zijn business decisions en kunnen alleen door de business genomen worden. Ter voorkoming van een hoofdpijn dossier: meestal wordt geschikt op basis van fifty-fifty en wordt de helft van het bedrag teruggevorderd.

Advertenties

Slager mag het een onsje meer zijn?

Bij zijn afscheid van Coppa, heeft Marco Plasier me een prachtig  kookboek cadeau gedaan, de zilveren lepel. Essentie van dit kookboek is dat Italiaans eten bijzonder gevarieerd is doordat alle regio’s hun eigen ingrediënten en keuken hebben ontwikkeld welke eeuwenlang generatie na generatie is doorgegeven en geperfectioneerd.

In aanraking komen met een andere cultuur is altijd heerlijk, vermoeiend en bovenal een “eyeopener”. Ruim tien jaar geleden heb ik een tijd mogen werken op Sicilië en van werken op Sicilië krijg je wel een “culture shock”.  Je werkt in een familie en bij zaken doen is alles in belangrijke mate gebaseerd op vertrouwen.

Het frappante is dat je zou denken dat zaken doen op basis van vertrouwen iets typisch Italiaans is. Wij, Nederlanders, stellen immers degelijke contracten op waarin we alles keurig netjes vastleggen waardoor het duidelijk is voor een leverancier wat we wat hem verwachten.  Vaak voegen wij een artikel toe dat stelt dat een accountant of auditor een controle mag uitvoeren in de boeken van de leverancier. Het komt echter zelden voor dat wij gebruik maken van deze optie in de overeenkomst omdat we er ‘vertrouwen’ in hebben dat de leverancier zijn zaken netjes op orde heeft.

Recentelijk ben ik begonnen om in opdracht van een Amerikaanse klant één  van de grotere internationale bedrijven gevestigd in Nederland te auditen. Daarbij controleren we systematisch of leveranciers zich houden aan de financiële afspraken in een overeenkomst. Mocht dit niet zo zijn dan geeft dit aanleiding tot een goed gesprek of meer. En juist om dat ‘meer’ gaat het me. Ik heb een uitgesproken aversie voor de Amerikaanse claimcultuur waar voor elk wissewasje een claim voor de rechter  wordt gebracht  alleen maar om méér geld te krijgen zonder dat er feitelijk iets tegenover staat.

Echter in het geval wij een audit uitvoeren en constateren dat een leverancier niet overeenkomstig een contract heeft gefactureerd dan vind ik het niet meer dan logisch dat het te veel gefactureerde bedrag terug wordt betaald. Bovendien houdt het ontegenzeggelijk de leverancier scherp als het gaat om het op orde houden van zijn zaken. En zo snijdt het mes aan twee kanten, namelijk een betere performance van de leverancier en de klant houdt er nog geld aan over ook.

Onze ervaring is overigens dat een leverancier niet altijd zijn zaakjes netjes op orde heeft en dat het vertrouwen dat wij in Nederland er op na houden meer getuigt van naïviteit dan van een visie op samenwerking met een leverancier. Overigens houden Sicilianen er ook een bijzonder aanpak op na als het gaat om oplossen van problemen met leveranciers. Gelukkig hebben Amerikanen er een juridische weg voor gevonden.