Was mijn CSA maar zo betrouwbaar als Sinterklaas

Sinterklaas heeft zijn werk er op zitten. Hij was weer op tijd, alle kinderen hebben hun cadeautjes gekregen en dat ondanks barre winterse weersomstandigheden. Daar kunnen de NS en TNT nog wat van leren. Een leverbetrouwbaarheid van bijna 100%. Menig medisch specialist en vooral OK assistent droomt van een dergelijke betrouwbaarheid als het gaat om het tijdig terug krijgen van gesteriliseerd instrumentarium van de CSA. De leverbetrouwbaarheid van een CSA komt vaak niet boven de 95%, waardoor één op de twintig geplande OK’s te maken heeft met een logistieke uitdaging. Nu ligt het voor de hand om te zeggen: Sinterklaas bestaat niet, we doen het allemaal zelf en daardoor gaat het allemaal goed. Dat brengt me op een interessant thema, namelijk het in- of uitbesteden van de CSA en het effect daarvan op de leverbetrouwbaarheid.

De leverbetrouwbaarheid van de CSA is de resultante van de hoeveelheid instrumentarium, de doorlooptijd van het sterilisatieproces en de planning van de OK. De hoeveelheid instrumentarium is afhankelijk van het beschikbare budget. Net als met Sinterklaas zijn verlanglijstjes altijd groter dan de portefeuille. Het is belangrijk om daar de juiste keuzes in te maken. Op het tweede aspect, doorlooptijd, heeft de CSA de grootste invloed. Los van het feit dat een sterilisator een bepaalde minimum doorlooptijd heeft, kan de CSA door prioritering in haar werkzaamheden aan te brengen er voor zorgen dat het benodigde instrumentarium zo snel mogelijke beschikbaar is. Maar ook hier geldt dat op pakjesavond alles voor de deur klaar moet staan. In het geval van Sint kan hij een beroep doen op hulppieten. Het laatste aspect, de planning van de OK, is lastiger. Als de OK-planner geen rekening houdt met de beschikbare netten op een gegeven moment, en meer ingrepen achter elkaar inplant dan dat er netten beschikbaar zijn, dan zal de CSA nooit kunnen leveren. In principe zou er niks mis gaan als Sinterklaas de verlanglijstjes maar tijdig ontvangt en er maar niet meer gevraagd wordt dan er beschikbaar is.

Zo beschouwd kunnen we de CSA dus rustig aan Sinterklaas overlaten zolang we maar niet meer vragen dan we kunnen hebben of kunnen betalen en uiteraard op tijd. Het aardige van de analogie met Sinterklaas is natuurlijk dat hij behoorlijk ver weg woont, Madrid. Hierdoor wordt de doorlooptijd langer. Dit zouden we kunnen opvangen door meer instrumentarium in te zetten of door de netten beter in te delen overeenkomstig de vraag. In onze adviespraktijk zien we vaak dat de indeling van de netten en de keuze voor investeringen in instrumentaria niet zijn ingegeven door rationale. Met andere woorden de kinderen die het hardst schreeuwen krijgen het meest. Nu is Sinterklaas een wijs man die alles eerlijk verdeelt en kinderen die stout zijn de roe geeft…. In die zin kunnen we misschien ook nog een boel leren van Sinterklaas.

Of je nou in Sinterklaas gelooft of niet, het is in ieder geval belangrijk om afspraken te maken over wat je van elkaar verwacht en je daar vervolgens aan te houden. Doe je dat niet dan kom je voor surprises te staan. Op het moment dat je de CSA toevertrouwt aan Sinterklaas en je maakt geen afspraken of je houdt je er niet aan, dan wordt dat pijnlijk duidelijk. In het geval je het niet aan Sinterklaas overlaat en je het liever zelf doet, dan is de kans groot dat de nodige hulppieten worden ingezet om alle kindertjes tevreden te houden. Tenzij je afspraken maakt natuurlijk en deze vastlegt in een Service Level Agreement (SLA). Dit geldt uiteraard voor zowel een eigen beheer situatie als bij uitbesteding. Om tot een heldere SLA te komen moeten de volgende stappen minimaal doorlopen worden:

  1. Inzicht verkrijgen in de procesgang en de wederzijdse afhankelijkheden
  2. Standaardisatie van de product-diensten catalogus
  3. Opstellen van CKPI’s (Collaborative Key Performance Indicatoren)

Gelukkig is het binnenkort kerst, en de kerstman heeft ook een ongekende reputatie als het gaat om leverbetrouwbaarheid. Is er toch nog een alternatief!

Advertenties