Hollandse aanpak verwordt tot Franse slag

In de afgelopen twee maanden ben ik actief bezig geweest met het auditen contract compliance van maincontractors in de petrochemische industrie. Ik heb dit samen gedaan met Amerikaanse collega’s die voornamelijk actief zijn in de olie-industrie. Gedurende die periode leer je niet alleen veel van de eigenaardigheden van je eigen cultuur, zoals het verplichte kopje koffie aan het begin van ieder gesprek,  maar je komt een aantal zaken tegen die mijn ogen hebben geopend.

Hoe complexer een opdracht hoe eerder wij Nederlanders  genegen zijn om als inkopende partij een projectprijs af te spreken, een lump sum,  waarvoor de maincontractor de klus moet klaren. De algemene gedachte is dat als de leverancier het slimmer weet te doen waardoor hij meer winst kan maken dit prima is, zolang de klus maar de geklaard wordt. Hier schuilt echter een groot gevaar. Om dit gevaar duidelijk te kunnen maken moeten we eerst in meer detail kennis nemen van dit soort contracten.

Meestal is het zo dat contractueel is afgesproken hoeveel winst de maincontractor mag maken en hoeveel procent overheadkosten in rekening mogen worden gebracht. Daarnaast is er een tariefstructuur die het mogelijk maakt om op basis van eenheden, bijvoorbeeld per strekkende meter steiger, de kosten te berekenen. Het tarief omvat daarmee menskracht, materiaal, gereedschap, kosten voor overhead en een percentage winst. Een eenvoudig rekensommetje uit het voorbeeld voor steigerbouw: aantal strekkende meters maal het tarief geeft de projectprijs.

Als het nu mooi weer is kan de steigerbouwer lekker doorwerken. Maar als het gesneeuwd heeft dan ligt de steigerbouw stil. Aangezien het project voor rekening en risico is van de maincontractor is er niets mis met deze vorm van winst en verlies. Het addertje zit ergens anders en het waren mijn Amerikaanse collega’s, gesterkt door hun negatieve ervaringen met het olielek in de Golf, die mij hier op wezen. Het draait om veiligheid.

Als de tarieven vastliggen en de percentages voor overhead en winst op bijvoorbeeld respectievelijk 8% en 7% dan is er sprake van de volgende situatie. 85% moet dan toegevoegde waarde zijn voor de opdrachtgever. Als een maincontractor bijvoorbeeld minder kosten maakt door personeel geen veiligheidsbonussen uit te betalen of goedkoper, minder gekwalificeerd, personeel van de straat haalt dan is er sprake van ‘verborgen’ winst maar vooral ook van een potentieel veiligheidsrisico. Amerikanen hebben hier een prachtige uitdrukking voor: “If you pay peanuts, you get monkeys”. Nou klinkt dat aantrekkelijk bij steigerbouw, aapjes, maar behalve dat het grappig klinkt, kan de werkelijkheid  als je dit voorbeeld doortrekt naar de impact die veiligheidsrisico’s met zich meebrengen wel eens heel vervelend in de aap gelogeerd zijn.

De Hollandse aanpak waar gezond ondernemerschap altijd gewaardeerd wordt, kent dus een serieuze schaduwzijde. In een wereld waar steeds meer nationaliteiten gezamenlijk werken is het beter om niet te vervallen tot een Franse slag waar een gedegen aandacht voor veiligheid issues in het gedrang komt. Een houding waarbij het is toegestaan extra winst op tarieven te maken is daarmee een doodzonde.

Overigens komt bij een goede contract compliance deze aap ook uit de mouw.

Advertenties

Slager mag het een onsje meer zijn?

Bij zijn afscheid van Coppa, heeft Marco Plasier me een prachtig  kookboek cadeau gedaan, de zilveren lepel. Essentie van dit kookboek is dat Italiaans eten bijzonder gevarieerd is doordat alle regio’s hun eigen ingrediënten en keuken hebben ontwikkeld welke eeuwenlang generatie na generatie is doorgegeven en geperfectioneerd.

In aanraking komen met een andere cultuur is altijd heerlijk, vermoeiend en bovenal een “eyeopener”. Ruim tien jaar geleden heb ik een tijd mogen werken op Sicilië en van werken op Sicilië krijg je wel een “culture shock”.  Je werkt in een familie en bij zaken doen is alles in belangrijke mate gebaseerd op vertrouwen.

Het frappante is dat je zou denken dat zaken doen op basis van vertrouwen iets typisch Italiaans is. Wij, Nederlanders, stellen immers degelijke contracten op waarin we alles keurig netjes vastleggen waardoor het duidelijk is voor een leverancier wat we wat hem verwachten.  Vaak voegen wij een artikel toe dat stelt dat een accountant of auditor een controle mag uitvoeren in de boeken van de leverancier. Het komt echter zelden voor dat wij gebruik maken van deze optie in de overeenkomst omdat we er ‘vertrouwen’ in hebben dat de leverancier zijn zaken netjes op orde heeft.

Recentelijk ben ik begonnen om in opdracht van een Amerikaanse klant één  van de grotere internationale bedrijven gevestigd in Nederland te auditen. Daarbij controleren we systematisch of leveranciers zich houden aan de financiële afspraken in een overeenkomst. Mocht dit niet zo zijn dan geeft dit aanleiding tot een goed gesprek of meer. En juist om dat ‘meer’ gaat het me. Ik heb een uitgesproken aversie voor de Amerikaanse claimcultuur waar voor elk wissewasje een claim voor de rechter  wordt gebracht  alleen maar om méér geld te krijgen zonder dat er feitelijk iets tegenover staat.

Echter in het geval wij een audit uitvoeren en constateren dat een leverancier niet overeenkomstig een contract heeft gefactureerd dan vind ik het niet meer dan logisch dat het te veel gefactureerde bedrag terug wordt betaald. Bovendien houdt het ontegenzeggelijk de leverancier scherp als het gaat om het op orde houden van zijn zaken. En zo snijdt het mes aan twee kanten, namelijk een betere performance van de leverancier en de klant houdt er nog geld aan over ook.

Onze ervaring is overigens dat een leverancier niet altijd zijn zaakjes netjes op orde heeft en dat het vertrouwen dat wij in Nederland er op na houden meer getuigt van naïviteit dan van een visie op samenwerking met een leverancier. Overigens houden Sicilianen er ook een bijzonder aanpak op na als het gaat om oplossen van problemen met leveranciers. Gelukkig hebben Amerikanen er een juridische weg voor gevonden.