Relatietherapie inkoop en contractmanagement

Er is altijd een gezond spanningsveld tussen wat de afdeling inkoop beoogt bij te dragen en wat de interne klant zelf wil kunnen doen. Het is met inkoop net zoals als met voetbal,  iedereen heeft er verstand van en kan het zelf wel even doen. Zodra contractmanagement zijn intrede doet in een organisatie, wat op zich goed is, laait keer op keer de discussie weer op waar inkoop stopt en contractmanagement begint. Een terechte vraag waar ik in dit blog antwoord op probeer te geven.

Als je kijkt naar de stappen in het initiële inkoopproces: specificeren, selecteren, contracteren en evalueren dan valt op dat zowel de inkoper als de contractmanager een functie vervullen. Op de eerste plaats is het de contractmanager,  samen met andere inhoudelijk deskundigen, die verantwoordelijk is voor het functioneel specificeren van eisen en wensen ten aanzien van de producten of diensten. Het is aan de inkoper selectiecriteria te formuleren waaraan een potentiële leverancier moet voldoen. Hierbij valt te denken aan omzet eisen, personeelsbestand, inschrijving in KvK, kredietwaardigheid et cetera.

In het selectietraject is voornamelijk de inkoper aanzet. De inkoper komt met een longlist van potentiële leveranciers, stelt de
inkoopstrategie vast, is verantwoordelijk voor de preselectie en de offerte aanvraag, concept overeenkomst en wegingsfactoren et cetera.  Zodra de offertes ontvangen zijn komt de contractmanager, samen met andere inhoudelijk deskundigen,weer in beeld om de wensen te beoordelen en te scoren. Het is de inkoper die alle beoordelingen verwerkt tot een aanbestedingsadvies.

In de contracteringsfase is het met name de inkoper die het commerciële spel speelt  maar die wel gesecondeerd wordt door de contractmanager als inhoudsdeskundige. Het is belangrijk dat er consensus is over het domein waar de inkoper het voor het zeggen heeft en waar de contractmanager dominant is. De inkoper is primair verantwoordelijk voor de commerciële aspecten van een overeenkomst met een leverancier en de contractmanager over de functionele aspecten van de gevraagde producten of diensten. Let op: beide aspecten hebben een financiële impact op het te sluiten contract. 

Het beste financiële resultaat wordt behaald door een optimaal samenspel van een inkoper  die de
commerciële belangen behartigd met een contractmanager die de functionele belangen bewaakt .

Nadat een contract is ondertekend vindt de formele overdracht plaats van de inkoper naar de contractmanager. De laatste is verantwoordelijk voor de implementatie en borging van het contract. Een goed hulpmiddel daarbij is RACI  model (RACI staat voor Responsible = uitvoerend, Accountable = verantwoordelijk, Consulted= raadplegen en Informed = geïnformeerd).

Advertenties

Subtiel verschil

Ons vakgebied loopt over van mooie termen als Maverick buying, cost tot spend ratio en compliancy. Termen die je, als je al net komt kijken in de wereld die inkoop heet, graag even wil ‘googlen’. Gevaarlijker zijn de termen inkoopadviseur en inkoper. Bij de eerste (inkoopadviseur) denk je dat ze bij een adviesbureau als Coppa werken, maar die worden dan weer consultant of inkoopprofessional genoemd. Bij de tweede (inkoper) mag je toch aannemen dat het een functionaris betreft die zich bezig houdt met inkopen en besparingen realiseren.  In dit blog wil ik graag ingaan op het subtiele verschil tussen de inkoopadviseur en de inkoper.

Inkoopadviseurs tref je voornamelijk aan bij de overheid of direct aan de overheid gelieerde instanties die moeten inkopen conform de richtlijnen voor Europees aanbesteden. Dit zijn professionals, vaak met een meer juridische achtergrond, die een interne klant kunnen adviseren over de wijze waarop zij het best de Europese aanbesteding kunnen insteken en die vervolgens als projectleider in staat zijn om de Europese aanbesteding daadwerkelijk te kunnen begeleiden. De inkoopadviseur levert daarbij minimaal de volgende documenten op: projectplan, aanbestedingsadvies, de concept en definitieve overeenkomst, de nota van inlichtingen, selectie en/of gunningscriteria  en alle correspondentie met en informatie verstrekking aan inschrijvers. De inkoopadviseur wordt gekenmerkt door organisatiesensitiviteit, klantgericht, resultaatgericht, anticiperen en (juridisch) oordeelsvorming. Ten slotte werkt de inkoopadviseur op verzoek van de interne klant en komt niet primair ongevraagd advies geven. Los van kwalitatief goed werk moet de inkoopadviseur zijn uren verantwoorden.

Inkopers tref je overal aan waar er sprake is van grofweg 20 miljoen euro inkoop per jaar. Een inkoper heeft meestal een groep interne klanten waarvoor hij verantwoordelijk is, gekoppeld aan bepaalde expertises zoals ICT inkoop.  Een inkoper krijgt een duidelijke besparingsdoelstelling mee die hij dat betreffende jaar moet gaan realiseren. Het maakt niet uit waar hij die besparing realiseert zolang  de uiteindelijke euro’s maar binnen de organisatie blijven. Een en ander is natuurlijk afhankelijk van interne medewerking en van externe mogelijkheden op de markt, maar juist op dat snijvlak komt de inkoper tot zijn recht. Een inkoper reken je af op zijn besparingen en uiteraard moet zijn werk kwalitatief goed zijn.

De inkoopadviseur en de inkoper zijn beide functies die zich bezighouden met aanbestedingen, allebei kwalitatief goed werk moeten opleveren en goed samen moeten werken met interne klanten. Echter de inkoopadviseur volgt dus de behoefte van de interne klant daar waar de inkoper zijn eigen agenda samenstelt afhankelijk van waar de grootste kans op besparingen liggen. Dit laatste doet hij door het besparingspotentieel in euro’s te vermenigvuldigen met de kans dat de besparing ook daadwerkelijk gerealiseerd wordt. Voorbeeld: De besparingen zijn significant als je in een ziekenhuis terug kan naar één leverancier van pacemakers middels een neutraal gespecificeerde aanbesteding. De kans dat je dat als inkoper voor elkaar krijgt is een stuk minder groot als het pacemakers betreft in plaats van kantoorartikelen

Als inkoopadviseurs zich gaan gedragen als inkopers dan zal dit de nodige weerstand oproepen omdat de inkoopadviseur ongevraagd (Europese) aanbestedingen wil opstarten. Als de inkoper zich gaat gedragen als een inkoopadviseur dan komen de inkoopbesparingen in het gedrang. Het is dus van wezenlijk belang om het onderscheid goed te benoemen en glashelder te zijn over wat je van een inkoper en een inkoopadviseur verwacht.

Voor de liefhebber: Wat is het verschil tussen een verwerver en een inkoper? Antwoord verkregen via Google: ‘Verwerver’ komt NIET voor in de Woordenlijst Nederlandse Taal van de Taalunie en de spellingwoordenlijst van OpenTaal. Dit wil niet zeggen dat het fout gespeld is. Woorden die niet vaak worden gebruikt, encyclopedische ingangen en woordgroepen worden niet of zelden opgenomen in deze lijsten.