Relatietherapie inkoop en contractmanagement

Er is altijd een gezond spanningsveld tussen wat de afdeling inkoop beoogt bij te dragen en wat de interne klant zelf wil kunnen doen. Het is met inkoop net zoals als met voetbal,  iedereen heeft er verstand van en kan het zelf wel even doen. Zodra contractmanagement zijn intrede doet in een organisatie, wat op zich goed is, laait keer op keer de discussie weer op waar inkoop stopt en contractmanagement begint. Een terechte vraag waar ik in dit blog antwoord op probeer te geven.

Als je kijkt naar de stappen in het initiële inkoopproces: specificeren, selecteren, contracteren en evalueren dan valt op dat zowel de inkoper als de contractmanager een functie vervullen. Op de eerste plaats is het de contractmanager,  samen met andere inhoudelijk deskundigen, die verantwoordelijk is voor het functioneel specificeren van eisen en wensen ten aanzien van de producten of diensten. Het is aan de inkoper selectiecriteria te formuleren waaraan een potentiële leverancier moet voldoen. Hierbij valt te denken aan omzet eisen, personeelsbestand, inschrijving in KvK, kredietwaardigheid et cetera.

In het selectietraject is voornamelijk de inkoper aanzet. De inkoper komt met een longlist van potentiële leveranciers, stelt de
inkoopstrategie vast, is verantwoordelijk voor de preselectie en de offerte aanvraag, concept overeenkomst en wegingsfactoren et cetera.  Zodra de offertes ontvangen zijn komt de contractmanager, samen met andere inhoudelijk deskundigen,weer in beeld om de wensen te beoordelen en te scoren. Het is de inkoper die alle beoordelingen verwerkt tot een aanbestedingsadvies.

In de contracteringsfase is het met name de inkoper die het commerciële spel speelt  maar die wel gesecondeerd wordt door de contractmanager als inhoudsdeskundige. Het is belangrijk dat er consensus is over het domein waar de inkoper het voor het zeggen heeft en waar de contractmanager dominant is. De inkoper is primair verantwoordelijk voor de commerciële aspecten van een overeenkomst met een leverancier en de contractmanager over de functionele aspecten van de gevraagde producten of diensten. Let op: beide aspecten hebben een financiële impact op het te sluiten contract. 

Het beste financiële resultaat wordt behaald door een optimaal samenspel van een inkoper  die de
commerciële belangen behartigd met een contractmanager die de functionele belangen bewaakt .

Nadat een contract is ondertekend vindt de formele overdracht plaats van de inkoper naar de contractmanager. De laatste is verantwoordelijk voor de implementatie en borging van het contract. Een goed hulpmiddel daarbij is RACI  model (RACI staat voor Responsible = uitvoerend, Accountable = verantwoordelijk, Consulted= raadplegen en Informed = geïnformeerd).

Advertenties

Contractmanager (m/v) gezocht!

Een tijdje geleden heb ik een blog geschreven met de titel ‘Papieren besparingen tellen niet!’. De strekking van het verhaal was gericht op het ontbreken van de contractmanager in ziekenhuizen als een gezonde tegenhanger voor de inkoper. De algehele reactie van Raden van Bestuur en Facilitaire directies was dat contractmanagement al belegd is bij inkoop. Op twee ziekenhuizen na ben ik nog nooit een medewerker van een afdeling inkoop tegen het lijf gelopen met de titel contractmanager op zijn visitekaartje. Overigens niet te verwarren met de administratief medewerker die vaak contractbeheerder wordt genoemd. Zijn de contractmanagers onzichtbaar of wordt er geen invulling aangegeven?

Om de proef op de som te nemen hebben wij een pilot uitgevoerd bij het Atrium MC in Heerlen. De pilot bestond uit het analyseren van 15 belangrijke contracten, geselecteerd op basis van omzet, potentiële besparingen en complexiteit. Doelstelling was om te kijken in hoeverre facturatie in overeenstemming was met de geleverde prestatie en de daarvoor afgesproken prijzen. Indien zou blijken dat leveranciers mogelijk te veel in rekening hadden gebracht zou vervolgens het te veel betaalde bedrag terug gevraagd worden. Nu kennen wij de markt van leveranciers aan Nederlandse ziekenhuizen goed door onze jarenlange ervaring dus een selectie was snel gemaakt.

Wij zijn aan de gang gegaan met het bestuderen van de contracten, alle inkooporders, alle factuurregels en alle bijbehorende commerciële communicatie. Wij hebben gekeken naar prijsverschillen, prijsmutaties, BTW tarieven et cetera. Hierbij hebben wij legio onregelmatigheden geconstateerd. Een onregelmatigheid is niet per definitie ook een claim. Daarvoor moet je aan kunnen tonen dat er onterecht gefactureerd is of je moet aantonen dat de prestatie niet geleverd is. Indien wij geen enkele onregelmatigheid constateren dan is het contractmanagement goed geregeld. Mochten onregelmatigheden leiden tot claims dan is dat enerzijds prettig omdat je geld terugkrijgt. Anderzijds geeft het aan dat de administratieve organisatie voldoende georganiseerd is zodat wij de onregelmatigheden ook hebben kunnen aantonen. Het is dan alleen noodzakelijk dat de fout door de leverancier niet opnieuw gemaakt kan worden. Het kan ook zo zijn dat de administratieve organisatie dusdanig is dat wij niet kunnen controleren of een claim valide is, bijvoorbeeld: zijn bonussen in natura (zoals pacemakers) daadwerkelijk geleverd en zo ja wanneer? In dat geval moet het contractmanagement nog helemaal ingericht worden.

Wij hebben hiervoor een model ontwikkeld voor de ziekenhuizen. Het is een simpel en goed toepasbaar hulpmiddel gebaseerd op het RACI model (RACI staat voor Responsible = uitvoerend, Accountable = verantwoordelijk,  Consulted= raadplegen en Informed = geïnformeerd). Per contract kan het RACI model gebruikt worden om voor iedere taak in het contractmanagement de juiste personen aan te wijzen.

Op basis van de pilot bij het Atrium MC, onze ervaringen in de industrie en business services zie ik nog heel veel kansen voor verbetering op het vlak van contractmanagement in ziekenhuizen. Verbeteringen zijn op veel gebieden te realiseren maar voorbeelden zijn: betere leveranciersbeoordeling, betere uitnutting van de contracten, lagere handelingskosten voor ontvangsten en factuurcontrole, en verbeterde contracten.

Ik ben benieuwd wanneer ik de eerste contractmanager tegen het lijf loop in een ziekenhuis.