Inkoop geen makkelijke prooi!

In het NRC van 21 januari van dit jaar meldde de NMA dat zij zeven fusies hebben goedgekeurd in 2012 en dat zij nog zes aanvragen verwachten dit jaar. Nagenoeg alle ziekenhuizen denken na over fusies. De nut en noodzaak hiervan wordt steeds meer bestreden. Fuseren is lastig en het blijkt dat voordelen niet behaald worden en alleen in spread sheets bestaan. In dit blog wil ik dit aan de hand van een aantal voorbeelden illustreren. Daarnaast geef ik een aantal tips om zo veel mogelijke van deze besparingen wel te realiseren.

Als voorbeeld wil ik  illustreren dat efficiency met inkoop niet 1-2-3 behaald wordt. Ziekenhuizen onderscheiden zich namelijk van andere organisaties door het grote aantal schijnbare tegenstellingen  tussen individuele medisch specialisten en de ziekenhuisorganisatie als geheel. Hierdoor raakt besluitvorming vaak in een impasse, een schijnbaar eenvoudig besluit over bijvoorbeeld de keuze voor een traditioneel hechtdraad kan verworden tot een oeverloze discussie zonder resultaat. Er is een veelheid aan dit soort besluiten die in een ziekenhuis moeten worden genomen. Bij een fusie, in tegenstelling tot een overname, is er geen duidelijkheid over wie dit soort besluiten neemt in de ‘nieuwe’ organisatie. Dit machtsvacuüm, typisch voor fuserende organisaties, maakt ziekenhuizen er dus niet slagvaardiger op.

Tabel fusies 2012-2013

Terug naar inkoop in de fuserende organisatie; menig bestuurder denkt  ten slotte snel inkoopvoordelen te  kunnen realiseren door volume bundeling. Zoals ik al eerder stelde in mijn blog ‘Switchen’ is volume bundeling geen garantie voor succes.  Ook hier gaat het voorbeeld van het hechtdraad weer op. In aanvulling daarop hebben maar weinig ziekenhuizen grip op de inkoop van geneesmiddelen. Meestal is dit het gevolg van de stellingname van de ziekenhuisapothekers dat zij medisch verantwoordelijk zijn voor de inkoop geneesmiddelen. Kortweg komt het er op neer dat een apotheker beschikt over een uitstekende kennis van werkzame stoffen en daarmee goed kan specificeren welke geneesmiddelen in aanmerking komen maar dat hij niet beschikt over de juiste kennis en kunde om slim in te kopen. Een raad van bestuur moet dus een besluit nemen over de rolverdeling ten aanzien van de inkoop van geneesmiddelen. Wat doet de apotheker en wat doet de inkoper? Het belang hiervan neemt alleen maar toe door de toename van de ziekenhuis verplaatste zorg! Inkoopvolumes bij de apotheek overstijgen al gauw 100 miljoen euro bij academische ziekenhuizen.

Als op dit soort dossiers geen besluiten worden genomen dan kunnen de besparingen uit de eerder genoemde spreadsheet verdwijnen als sneeuw voor de zon. Mijn stelling is dan ook dat het voor fuserende ziekenhuizen helemaal niet zo vanzelfsprekend is dat zij op inkoop voordelen weten te behalen gedurende de eerste drie jaar. Inkoop is geen gemakkelijke prooi voor ziekenhuizen die fuseren!

Om toch al deze fuserende ziekenhuizen te helpen met het realiseren van inkoopbesparingen volgen een aantal tips:

Raden van Toezicht moeten de voltallige Raad van Bestuur verantwoordelijk houden voor het realiseren van de beloofde inkoopbesparingen binnen de daarvoor gestelde termijn. Het niet halen van de besparingsdoelstelling leidt tot een onherroepelijk vertrek van de Raad van Bestuur. Dit voert de druk op voor bestuurders om zich actief te bemoeien met inkoop en de resultaten die bereikt worden.

Teken geen inkoopcontracten die langer duren dan 1 jaar na de feitelijke fusie; dit belemmert de mogelijkheden voor inkoopbesparingen. Indien de fuserende partijen verschillende leveranciers hebben zullen contracten eerst af moeten lopen  voordat nieuwe synergie voordelen zijn te realiseren.

Agendeer het standaardiseren van werkwijzen en medische producten in de fusie besprekingen met de maatschappen. Leg vervolgens in een overeenkomst met de maatschap vast op welke wijze zij moet meewerken aan het standaardiseren van werkprocessen en medische producten. Dit kan zelfs gekoppeld worden aan een besparingsdoelstelling en een bonus voor de maatschap bij het realiseren van de besparing.

Er zullen duidelijke keuzes gemaakt moeten worden ten aanzien van de functionele specificaties en er is monitoring noodzakelijk opdat medisch specialisten participeren in tenders door deel te nemen aan werkgroepen waar functionele specificaties worden opgesteld. Zonder monitoring zullen zij niet meewerken aan tenders en zullen zij geen gebruik maken van de contracten die inkoop afsluit, dus ondanks veel inzet en inspanning, geen resultaat,

Focus de inkoop op medische en complexe inkoopvraagstukken en besteed de overige facilitaire en eenvoudige inkoopvraagstukken uit aan een inkoopcombinatie.

Ik kan het niet vinden

Mijn zoon van 4 jaar oud is briljant. Als ik iets kwijt ben zoals mijn autosleutels, portemonnee, smartphone of lenzen en ik ten einde raad aan hem vraag: “Weet jij misschien waar het zou kunnen liggen, ik kan ze niet vinden?” Dan weet hij mijn telefoon te vinden onder in een speelgoed keukenkastje, mijn sleutels tussen het haardhout, mijn portemonne in de zak met Lego. En zelfs drie bakjes met maandlenzen….

Een gemiddelde medewerker van de afdeling operationele inkoop in een ziekenhuis moet minstens zo geniaal zijn als mijn zoon, want zij vinden artikelen terug in een database met gemiddeld meer dan 12.000 artikelen. Het terugvinden gaat meestal gepaard met een opmerking: “dan moet je zoeken onder die en die naam, dan vind je het wel!”

Bij het analyseren van de spend van met name medische disposables word je als inkoper vaak geconfronteerd met een zoekplaatje. Dat is een crime als je wilt standaardiseren en substitueren. Immers een strak Pakket van Eisen geeft je de mogelijk om echt aan te besteden en switchen is dan een vanzelfsprekendheid geworden.

Dat zoekplaatje ontstaat bij het gebrek aan een goede naamconventie. Doel van een naamconventie is om eenduidigheid te bereiken in de naamgeving van het artikel waardoor het vinden van een artikel makkelijker wordt. Ik heb hieronder een naamconventie uit de oude doos gehaald met een paar voorbeelden. Uit de oude doos omdat deze met name gebruikt zijn bij de implementatie van ERP pakketten in het vorige decennium. Blijkbaar is een groot aantal medewerkers van operationele inkoopafdelingen deze vergeten?

VOORBEELD

Uitgangspunten:

  • Beschikbaarheid van 40 karakters (langere omschrijving opnemen in extra tekstvelden);
  • Duidelijkheid (Nederlandse omschrijvingen);
  • Omschrijving is niet gelijk aan merknaam (voorbeeld pen blauw is goed pen bic blauw is niet goed) alleen indien merknaam specifiek eigenschap van artikel aangeeft mag de merknaam opgenomen worden. (Voorbeeld pleister 3 x4 cmhansaplast of pleister 5 x 2 lucaplast);
  • Geen eenheden in de omschrijving.

RESULTAAT:

 

Handschoen Protegrity st.mt6 , omds=5ds Handschoen Steriel maat6
Handschoen Protegrity st.mt6,5, omds=5ds Handschoen Niet-steriel maat6,5
Steristrip r 1547 12×100 mm, ds=50st Hechtpleister Steristrip r1547 12×100 mm
Mes swan morton 15, ds=100st Mes swan morton 15, ds=100st
Pleister tipstop, ds=96st Pleister tipstop
Tegaderm i.v. 8,5×10,5mm 1635, ds=50st Wondverband tegaderm i8,5×10,5mm 1635
erband wond- aquacel 10x10cm, ds=10st Wondverband aquacel 10x10cm
Durapore 25mmx9.1m, ds=12st Wondverband durapore 25mmx9.1m
Jas operatie- XL steriel , ds=25st Jas operatie XL steriel