Met 1-0 achter!

Vaak moet ik constateren dat inkopers aan het werk gaan met gedateerde inkoopmanagement informatie. Met veel kunst en vliegwerk wordt één keer per jaar een inkoop spendanalyse gemaakt waarmee inkopers het hele jaar aan het werk mogen. Het probleem waarmee inkopers geconfronteerd worden zijn als volgt samen te vatten:

1. De interne klant herkent zijn spend niet omdat deze gedateerd is;
2. De geïdentificeerde besparingen op basis van de benchmark zijn niet meer realistisch omdat de marktomstandigheden ondertussen gewijzigd zijn.

Om inkopers niet met 1-0 achter te zetten bij de start van een inkoopproject hebben wij bij Coppa een oplossing ontwikkeld: Continue Spend Benchmark. Wij bieden u een inkoopspendrapportage aan die dagelijks bijgewerkt wordt. Deze tool (Vendorlink) is makkelijk benaderbaar via internet en mag door een onbeperkt aantal gebruikers geraadpleegd worden. Op het moment dat u een benchmark nodig heeft dan vraagt u een actuele benchmark voor de betreffende inkoopcategorie op. Door het grote aantal klanten in de zorg beschikken wij over relevante benchmark informatie.

Wat krijgt u?

1. Wij richten de spend rapportagetool voor u in op basis van standaard inkoop productcategorieën toegesneden op de zorg.
2. Dagelijks wordt de spend rapportagetool gevuld met actuele spenddata.
3. U heeft inzicht in:
   1. Omzet per leverancier;
   2. Omzet per kostenplaats;
   3. Omzet per productcategorie;
   4. Omzet per artikel;
   5. Contract compliance;
   6. Spendontwikkeling per periode;
   7. Status van afhandeling van inkoopfacturen per factuur;
   8. In de status van orders.
4. Up-to-date benchmark per productcategorie voorzien van een besparingspotentieel.
5. Alles wat u verder van een spendrapportage mag verwachten op basis van standaardrapportages en de mogelijkheden tot downloaden en bewerken in Excel of afbeeldingen ten behoeve van presentaties.

Bent u klaar om te scoren? Wij geven graag de voorzet!

 

Voor meer informatie over deze dienstverlening zie de website van Coppa.

 

Leugens, grove leugens en inkoopbenchmarks

Zojuist ben ik benaderd door een Duits inkoopadviesbureau dat prijzen wil vergelijken tussen Europese landen. Het zou gaan om de prijzen van producten die via de ziekenhuisapotheek besteld worden. Ik gaf hem te kennen dat wij over een schat aan informatie op dat vlak beschikken en dat hij maar een lijst met artikelen moest mailen om te kijken hoeveel tijd ons dat gaat kosten. Uit ervaring weet ik dat het “mappen” van artikelen van dezelfde leverancier een enorm tijdrovende klus is aangezien ze in geen enkel land dezelfde nummers en beschrijvingen hanteren. Enige productkennis is dus vereist.

Bij het bestuderen van de aangeleverde lijst viel me direct op dat het niet om geneesmiddelen ging. Ik heb dus maar even gebeld met de vraag of ik de juiste gegevens had ontvangen; het betrof onder andere gaasjes. Die worden doorgaans niet door een apotheker in een Nederlands ziekenhuis besteld maar lopen gewoon via inkoop. Daar dus niet….

De strekking van deze anekdote is dat het niet zo eenvoudig is om prijzen te vergelijken. Er wordt doorgaans snel geroepen dat er veel bespaard kan worden op inkoop in de zorg. Nu ben ik de laatste om dat te ontkrachten maar ik vind het opvallend dat er nogal wat zelfbenoemde inkoopadviseurs zijn die middels een inkoopscan tot dergelijke conclusies komen. Ziekenhuizen gebruiken doorgaans meer dan 40.000 verschillende artikelen bij meer dan 1000 leveranciers. En als ik daar ook nog eens bij vertel dat als je twee willekeurige ziekenhuizen met elkaar vergelijkt dat gemiddeld genomen slechts minder dan 4% exact dezelfde artikelen worden gebruikt dan begrijp je dat de basis voor conclusies ten aanzien van inkoopbesparingen flinter dun zijn.

Een “inkoopadviseur” komt daar bijna altijd mee weg omdat a) hij al vertrokken is voordat duidelijk wordt dat zijn advies nergens op gebaseerd was; b) het advies afgestoft moet worden voordat het door de opdrachtgever opgepakt wordt en de conclusies dus gedateerd zijn of c) een inkoopproject dat deugdelijk is uitgevoerd altijd met een inkoopbesparing eindigt.

Inkoopscans die in een paar dagen zijn uitgevoerd geven een indicatie van de besparingen waarbij als het goed is er sprake van een conservatieve benadering en dus de ingeschatte besparingen in ieder geval gerealiseerd kunnen worden. Om een gedegen inkoopscan uit te voeren voor een ziekenhuis dat zal er minimaal een dag of vijftig aan verspijkerd moeten zijn. Zo niet dan is er eerder sprake van de gevleugelde uitspraak: leugens, grove leugens en statistiek. In inkoopland kunnen wij dan met een gerust hart “statistiek” vervangen door “inkoopbenchmarks”.

Wat is er dan wel nodig om goed prijsvergelijk te maken?:

1. Continue inzage in actuele inkoopdata (ten einde juiste inkoopbeslissingen te nemen alsook om van de uitgevoerde inkooptrajecten de verwachte besparingen te monitoren);
2. Minimaal 98% betrouwbare inkoopmanagementinformatie die een inkoper een voorsprong moeten geven in gesprekken met interne klanten (en hem niet door onbetrouwbaarheid van de data met 0-1 achter te zetten);
3. Om 98% betrouwbare informatie te verkrijgen is ruime ervaring met inkoop van ziekenhuizen vereist. Door alleen data te verzamelen en in een systeem te plaatsen kan die 98% nooit behaald worden. Een inhoudelijke interpretatie door deskundigen van de verzamelde data is dan noodzakelijk. Alleen dan is een inkoopscan betrouwbaar, eenduidig en compleet.
4. Om goed te kunnen benchmarken op basis van productgroepen moet niet alleen aan prijsvergelijking worden gedaan maar is het toevoegen van markt/productkennis aan de spenddata noodzakelijk om relevante inkoopmanagementinformatie te verkrijgen.
5. Ten slotte is het van belang om met de juiste tooling te werken. Oplossing met behulp van Excel en MS Access zijn als instrumenten achterhaald. Bij Coppa werken wij met verschillende partners die systemen kunnen leveren voor spendanalyses. Zo werken wij samen met Dimensional Insight (Spidre) en Vendorlink. Keuze voor een van deze partijen is afhankelijk van de vrijheidsgraden waarmee data gecrunched moet worden.