Switchen

Steeds meer ziekenhuizen zoeken hun heil door aansluiting te zoeken bij inkoopcombinaties zoals Santeon, Eclips, Zorgservice XL of de IAZ. Een aantal ziekenhuizen is lid van meerdere inkoopcombinaties. Sterker nog,  bijna alle ziekenhuizen zijn lid van Intrakoop . Draagt een lidmaatschap van één of meerdere inkoopcombinaties bij aan slimmer inkopen? In dit blog geef ik mijn visie op de knelpunten die de huidige inkoopcombinaties ondervinden.

De basis gedachte bij inkoop is om de beste prijs-kwaliteit verhouding te verkrijgen door meerdere leveranciers de mogelijkheid te bieden om een offerte uit te brengen. Er is dan sprake van marktwerking. Voorwaarde is wel dat iedere partij een eerlijke kans krijgt en dat de inkopende partij ook daadwerkelijk kiest voor de leverancier met de economisch meest voordelige aanbieding. Dit laatste betekent dat een ziekenhuis ook bereid is om afscheid te nemen van haar bestaande leverancier en in zee te gaan met de nieuw geselecteerde partij, wij noemen dit “switchen”. Hoe meer een ziekenhuis instaat is om van leverancier te veranderen des te groter de “switch power”.

 

Leveranciers zijn bijzonder goed op de hoogte van de switch power van ziekenhuizen. Daar investeren ze enorme hoeveelheden tijd en geld in. De rekensom is eenvoudig: winstmarge van een overeenkomst minus geïnvesteerd bedrag in de relatie moet groter zijn dan een contract dat op de markt opnieuw gewonnen moet worden. Leveranciers organiseren daarmee de interne weerstand om bepaalde productgroepen op de markt te brengen. Voorbeelden van interne weerstand zijn: “Ik heb geen tijd om met een nieuw implantaat te leren implanteren”, “Onze leverancier is de enige die dit product altijd kan leveren”,  “wij hebben al de beste prijs in de markt” et cetera. Het is de taak van inkopers om deze weerstand te managen en samen met interne klanten de markt op te gaan.

Het lukt veel inkopers echter niet om die weerstand te managen. Vaak wijzen ze dan naar de Raad van Bestuur die dan maar een doorbraak moet forceren (en daar hebben zij gelijk in!). Een tweede “oplossing” is om mee te liften op betere prijzen van andere ziekenhuizen zodat men bij dezelfde leverancier kan blijven). De gedachte is dan dat betere inkoopprijzen worden verkregen door inkoopvolume bundeling. De praktijk laat zien dat de partnerende ziekenhuizen hun prijzen met elkaar gaan vergelijken. Niet geheel verwonderlijk zijn er grote prijsverschillen tussen de ziekenhuizen te vinden. De vervolgstap is dat de inkopers (gezamenlijk) naar de leverancier gaan om een verbeterd contract “uit te onderhandelen”. Dit lukt bijna altijd voor het ziekenhuis met het slechtste contract en soms ook voor het ziekenhuis dat al de beste prijzen had.

De vraag is wie nu als winnaar en verliezer uit de transactie komen. Mijn stelling is dat de leveranciers de winnaars zijn. Op de eerste plaats omdat zij voor een bepaalde periode (3,4 of 5 jaar) een winstgevende overeenkomst hebben. Ten tweede omdat zij een lock-in hebben gecreëerd.  Een lock-in omdat het ziekenhuis niet meer instaat is om van leverancier te kunnen wisselen omdat zij aan de partners gebonden zijn, terugtreding betekent een boete voor de rest. De optimale kansen worden met deze acties niet benut. De gewoonte om pakketten om de zo veel tijd naar de markt te brengen verdwijnt als sneeuw voor de zon. En daarmee is de verliezer ook bekend: het ziekenhuis.

Inkoopcombinaties die niet instaat zijn om pakketten naar de markt te brengen met al haar deelnemende ziekenhuizen, zijn naar mijn mening van weinig toegevoegde waarde. Uitzondering daarop zijn inkoopcombinaties waarvan je geen partner bent maar waar je voor een bepaald pakket eenvoudig weg de laagste prijs in de markt betaald, zoals Intrakoop. Geen commitment en geen instap fee maar gewoon bestellen en de inkoopcombinatie vraagt zijn geld maar aan de leverancier. Nadeel is dat deze inkoopcombinaties alleen geschikt zijn voor producten met een lage mate van asset specificity* (vrij vertaald: afhankelijkheid) en dus niet voor medische artikelen. Inkoopsamenwerking voor medische producten is dus bijna onmogelijk in Nederland.

* Asset specificity is een term die Jeroen Meijer, partner bij Coppa, introduceert in zijn promotieonderzoek en die een belangrijke rol speelt bij het succesvol inrichten van inkoopcombinaties. Naar alle verwachting rondt Jeroen zijn promotie binnen enkele maanden af.

Advertenties

Ik kan het niet vinden

Mijn zoon van 4 jaar oud is briljant. Als ik iets kwijt ben zoals mijn autosleutels, portemonnee, smartphone of lenzen en ik ten einde raad aan hem vraag: “Weet jij misschien waar het zou kunnen liggen, ik kan ze niet vinden?” Dan weet hij mijn telefoon te vinden onder in een speelgoed keukenkastje, mijn sleutels tussen het haardhout, mijn portemonne in de zak met Lego. En zelfs drie bakjes met maandlenzen….

Een gemiddelde medewerker van de afdeling operationele inkoop in een ziekenhuis moet minstens zo geniaal zijn als mijn zoon, want zij vinden artikelen terug in een database met gemiddeld meer dan 12.000 artikelen. Het terugvinden gaat meestal gepaard met een opmerking: “dan moet je zoeken onder die en die naam, dan vind je het wel!”

Bij het analyseren van de spend van met name medische disposables word je als inkoper vaak geconfronteerd met een zoekplaatje. Dat is een crime als je wilt standaardiseren en substitueren. Immers een strak Pakket van Eisen geeft je de mogelijk om echt aan te besteden en switchen is dan een vanzelfsprekendheid geworden.

Dat zoekplaatje ontstaat bij het gebrek aan een goede naamconventie. Doel van een naamconventie is om eenduidigheid te bereiken in de naamgeving van het artikel waardoor het vinden van een artikel makkelijker wordt. Ik heb hieronder een naamconventie uit de oude doos gehaald met een paar voorbeelden. Uit de oude doos omdat deze met name gebruikt zijn bij de implementatie van ERP pakketten in het vorige decennium. Blijkbaar is een groot aantal medewerkers van operationele inkoopafdelingen deze vergeten?

VOORBEELD

Uitgangspunten:

  • Beschikbaarheid van 40 karakters (langere omschrijving opnemen in extra tekstvelden);
  • Duidelijkheid (Nederlandse omschrijvingen);
  • Omschrijving is niet gelijk aan merknaam (voorbeeld pen blauw is goed pen bic blauw is niet goed) alleen indien merknaam specifiek eigenschap van artikel aangeeft mag de merknaam opgenomen worden. (Voorbeeld pleister 3 x4 cmhansaplast of pleister 5 x 2 lucaplast);
  • Geen eenheden in de omschrijving.

RESULTAAT:

 

Handschoen Protegrity st.mt6 , omds=5ds Handschoen Steriel maat6
Handschoen Protegrity st.mt6,5, omds=5ds Handschoen Niet-steriel maat6,5
Steristrip r 1547 12×100 mm, ds=50st Hechtpleister Steristrip r1547 12×100 mm
Mes swan morton 15, ds=100st Mes swan morton 15, ds=100st
Pleister tipstop, ds=96st Pleister tipstop
Tegaderm i.v. 8,5×10,5mm 1635, ds=50st Wondverband tegaderm i8,5×10,5mm 1635
erband wond- aquacel 10x10cm, ds=10st Wondverband aquacel 10x10cm
Durapore 25mmx9.1m, ds=12st Wondverband durapore 25mmx9.1m
Jas operatie- XL steriel , ds=25st Jas operatie XL steriel