Inkoop komt te voet en gaat te paard

Afgelopen week ben ik op stap geweest met een nieuwe junior consultant, Milou van Teeffelen. Het is sowieso heerlijk om met jong talent te werken en zeker als ze ook nog eens intelligente vragen stellen. In haar inwerkprogramma is ze op bezoek geweest bij een groot aantal collega consultants. Dat inkoop over het realiseren van besparingen gaat, dat had ze zich wel zonder bezoeken gerealiseerd. Het viel haar op dat het eigenlijk veel meer zou moeten gaat over de kwaliteit van de inkoopfunctie dan over het realiseren van besparingen. En daar heeft ze gelijk in.

In dit blog wil ik niet ingaan op de kwaliteit van de inkoopfunctie maar op de snelheid waarmee je een inkoopfunctie kan ontwikkelen. In het kader van de bezuinigingen in ziekenhuizen laten een groot aantal Raden van Bestuur zich verleiden, al dan niet door consultants of collega bestuurders, tot het inboeken van inkoopbesparingen. Hierbij wordt het bundelen van inkoopvolumes van meerdere ziekenhuizen in een inkoopcombinatie vaak als de kip met het gouden ei gezien. Nu heeft inkoop natuurlijk ook een flinke bijdrage te leveren als het gaat om besparingen realiseren en inkoopcombinaties hebben ook veel potentie maar het gaat allemaal niet vanzelf.

Echte besparingen kunnen pas worden gerealiseerd als de voorwaarden hiervoor goed zijn ingevuld. Wij hebben hiervoor een groeimodel ontwikkeld. Het vervelende is dat je niet naar een volgende fase kunt voordat je de huidige fase goed hebt doorlopen.

De startvraag is daarom op welk oriëntatieniveau is uw inkoopfunctie op dit moment en waar wil ik met mijn inkoopfunctie naar toe. Vaak is het zo dat Raden van Bestuur besparingen willen zien die horen bij een logistieke oriëntatie of willen samenwerken (gecoördineerde of integratie oriëntatie). En waar een wil is een weg, dus wordt inkoop met een besparingsdoel opgezadeld en samenwerkingen aangegaan. Tot zo ver klinkt het veel belovend maar in de praktijk worstelen veel inkooporganisatie met het vervolmaken van de bestel oriëntatie en de commerciële oriëntatie.

Onder druk van de Raad van Bestuur worden verkeerde prioriteiten gesteld door de inkoopafdeling. Gevolg hiervan is dat inkopers zich bezig gaan houden met andere dingen waarvoor zij nog niet zijn uitgerust in termen van beleid, processen en tools in een omgeving die daar ook niet op zit te wachten. Iedereen raakt gefrustreerd over het uitblijven van resultaat en professionals haken af. Inkoop komt te voet en gaat te paard. Raden van Bestuur zullen zich dit moeten realiseren voordat zij inkoop goed bedoeld in het zadel proberen te helpen.