Psychopaat aan het werk

Het is al weer een tijd geleden dat veilen een hype was. Je telde niet mee als je kantoorartikelen niet veilde met een e-reversed auction. De uitkomsten van de veilingen waren op papier verbazingwekkend door de enorme besparingen van soms meer dan 50 procent. De laatste tijd zie je dat inkopers veel minder gebruik maken van deze inkoopstrategie. In dit blog zal ik stilstaan bij de ervaringen die opgedaan zijn met contracten die tot stand zijn gekomen met behulp van een e-reversed auction. Vervolgens wil ik een aantal condities schetsen waaronder veilen de beste inkoopstrategie is.

Het cashen van de eerder genoemde papieren besparingen bleek in de praktijk lastig omdat leveranciers, en niet alleen van kantoorartikelen, probeerden om hun omzet gedurende de looptijd van de overeenkomst te verhogen door bijvoorbeeld “goedkope” artikelen uit het assortiment te halen en te vervangen door duurdere alternatieven. Fatsoenlijk contractmanagement op een inkoopcategorie als kantoorartikelen is niet echt sexy en vooral tijdrovend als je niet over de juiste tools beschikt. Helaas is dat wel nodig om de juiste prijzen te behouden.

Een aantal brancheverenigingen waaronder de schoonmaak wil überhaupt niet meer veilen. Het effect van de marktwerking in de veiling was dusdanig groot dat leveranciers onder de kostprijs hun diensten aanboden. De verleiding om steeds verder te zakken met prijzen in een veiling is verleidelijk en voor bedrijven die op omvallen staan of die recent een aantal opdrachten verloren hebben, is die verleiding haast niet te weerstaan.

De afgelopen jaren heb ik ervaring opgedaan met veilen van uiteenlopende productgroepen zoals trainingen, netwerk componenten, internetdiensten, bouwkundige- en installatiewerkzaamheden, bouw, pacemakers, medische disposables, energie, voeding, schoonmaak en ook de eerder genoemde kantoorartikelen. Allemaal even succesvol maar geen enkele aanbesteding leek op de andere. Voor de duidelijkheid: het succes van de veiling kan je op twee momenten meten. In eerste instantie direct na de veiling wanneer de prijs is bepaald en vervolgens na circa twee jaar als het contract geïmplementeerd is wanneer de samenwerking met de leverancier uitgekristalliseerd is.

Veilen is de agressiefste manier om te komen tot een prijs. Door een volledige focus op de prijs ontbreekt het aan de mogelijkheid om signalen van een leverancier om te zetten in een aangepaste inkoopstrategie zoals in een onderhandeling van zelf gebeurt tenzij je als onderhandelaar psychopathische neigingen hebt. Soms zijn signalen van een leverancier terecht en moeten ze ter harte genomen worden maar soms zijn ze dat ook niet. In alle gevallen kan een veiling ze niet verwerken en dat kan dus positief uitpakken in financiële zin. Maar voordat je een psychopaat je onderhandelingen laat voeren doe je er verstandig aan om je goed voor te bereiden.

In de voorbereiding zijn er twee zaken die je moeten kennen: 1) hoe ziet mijn markt er uit? en 2) wat wil ik precies hebben? Als er onvoldoende marktwerking is en er blijft maar één leverancier over die serieus wil bieden dan zal zijn hoogste bod ook het eindbod zijn waardoor je de hoofdprijs betaalt. Als je niet precies omschrijft wat je nodig hebt, dan zal de leverancier die de opdracht gegund krijgt, alles in het werkstellen om zijn lage marges te compenseren. Ten slotte kan er sprake zijn van negatieve marges die de leverancier de das om kunnen doen waardoor je zonder leverancier eindigt.

De uitdaging in de zorg is dat inkopers vaak niet gespecialiseerd zijn in de betreffende productcategorie en daarmee de markt niet kennen en veilen een te groot risico wordt. Een inkoper die zich gespecialiseerd heeft in een productcategorie kent de markt en zijn dynamiek. Bovendien kan een gespecialiseerde inkoper een interne klant helpen met het specificeren van wat benodigd is daar waar een gewone inkoper vaak alleen het inkoopproces kan begeleiden.

Ironisch genoeg is de inkoper die wel gespecialiseerd is in een inkoopcategorie, ook vaak niet genegen om middels een veiling tot gunning over te gaan omdat hij meent de prijzen te kennen. Door het voeren van een onderhandeling bereik je dan sneller resultaat. Echter, een gespecialiseerde inkoper is geen psychopaat, en haalt de trekker niet over zoals een veiling dat doet.

 Ik ben van mening dat alleen marktwerking leveranciers dwingt tot het innoveren van producten en diensten. Laat de markt dus voor je werken en laat je door een inkoopspecialist begeleiden.

Tuut! Tuut! Dat is snel, lijkt …. wel

En meteen denk je aan die ene leverancier. Ik weet zeker dat je niet gedacht hebt aan de inkoper die deze leverancier (Overtoom) geselecteerd en gecontracteerd heeft. Dat ligt overigens niet eens aan de associatie die je automatisch legt maar ook aan het feit dat er geen inkoper is die een getekend contract met de gewenste nieuwe leverancier kan mailen zodra als je de telefoon neerlegt. Tijd om eens kritisch te gaan kijken naar de efficiëntie van de inkoper. Kan het niet allemaal een beetje sneller?

De taken van een inkoper in een inkoopproject zijn grofweg op te delen: in opstellen van het inkoopprojectplan, opstellen van een offerteaanvraag en versturen naar potentiele leveranciers, offertes beoordelen, een gunningsadvies opstellen, leverancier contracteren en het contract helpen implementeren. Uiteraard doet een inkoper dat niet alleen maar in samenwerking met de interne productspecialisten. Gemiddeld genomen is een inkoper circa 200 uur bezig met voorgenoemde taken in een inkooptraject van enige omvang. Per jaar doet een inkoper dus circa 8 inkoopprojecten. De gemiddelde doorlooptijd van een inkoopproject bedraagt ongeveer 6 maanden. Alles bij elkaar genomen komt er het nodige bij kijken om een nieuwe leverancier te laten leveren, kost het veel tijd (en niet alleen van de inkoper) en duurt het lang.

Maar hoeveel sneller en efficiënter zou het dan kunnen? Ik ben overtuigd dat een inkoopproject in 20 uur kan worden uitgevoerd bij een doorlooptijd van 6 weken. Daar zijn wel een aantal voorwaarden aan verbonden. Ten eerste moet de inkoper gespecialiseerd zijn in een bepaalde productcategorie. Ten tweede moet de inkoper optimaal ondersteund worden door slimme inkoopsystemen. Ten derde moet de inkoper eerder opgedane kennis direct beschikbaar hebben in de eerder genoemde inkoopsystemen.

Een gespecialiseerde inkoper kent de markt, de producten of diensten en heeft snel toegang tot de interne organisatie. Hij weet daardoor wat eisen zijn en wat wensen. De focus komt daarmee direct op de wensen. Eigenlijk is al het andere al gereed en via inkoopsystemen beschikbaar. Geen onnodig tijdverlies met het bepalen van de scope, aantallen, volumes et cetera omdat het middels een spendmanagementtool in één druk op de knop beschikbaar is. Niet uren zoeken naar leveranciers en contactpersonen maar beschikken over een netwerk dat digitaal is ontsloten met behulp van tendersoftware: ready to rock & roll. Geen copy-paste fouten omdat alle documenten zoals offerteaanvraag, contracten en gunningsdocumenten beschikbaar zijn in templates.

Binnen Coppa zijn wij de uitdaging aangegaan om efficiënter en sneller te werken. De lolbroek die vond dat het afsluiten van een inkoopcontract met een inkoopcombinatie sneller is, hebben wij nog maar eens uitgelegd dat ons doel is om de beste prijs én de hoogste kwaliteit voor onze klanten te realiseren. En als hij liever verkoper van een inkoopcontract wilde zijn dat hij dan bij een andere organisatie in dienst moest treden: einde discussie.

De eerste aanbesteding binnen zes weken en met minder dan 20 uur inzet is gerealiseerd! Eén zwaluw maakt nog geen zomer maar we zijn op de goede weg. Als deze manier van werken u inspireert dan kan ik u verklappen dat het eerste wat wij gedaan hebben is het schrijven van alle uren van onze interim inkopers per inkoopproject en deze vervolgens analyseren. Stap 2 de verbeteringen doorvoeren is wat “pittiger” maar omdat het denken én doen in onze genen zit heb ik er alle vertrouwen in. Stap 3: Dat is snel lijkt Coppa wel!