De macht der gewoonte is een sluipmoordenaar
28 februari 2011 2 reacties
Sommigen onder ons zullen bij deze uitspraak denken aan hun (ex)relatie. In business is deze uitspraak ook van toepassing. Klant en leverancier, al dan niet partners in de keten, ontwikkelen zich individueel en als het goed is allebei in dezelfde richting, anders gaat het mis. Een echtscheiding is al pijnlijk genoeg op zichzelf, een jarenlange alimentatie is ook geen pretje. In business kennen we geen alimentatie, wel claims.
Veel inkoop-verkoop relaties bestaan al meer dan 10 jaar. Het contract is dan meestal al een keer of drie vernieuwd, vaak is dit een zaak tussen de verkoper en de inkoper. Niet zelden verandert de contractuele vorm van een eenvoudige prijslijst met korting in een open-boek relatie. In die open-boek relatie worden onder andere afspraken gemaakt over een percentage winst en een percentage ten behoeve van de dekking van de algemene kosten. Het is zaak dat de inkoper die hernieuwde afspraken met zijn contractmanager deelt, en misschien nog wel belangrijker dat de verkoper zijn interne organisatie goed instrueert.
Het grootste gevaar schuilt er namelijk in dat de verkopende organisatie zijn oude gewoonten handhaaft en zich niet aanpast aan de nieuwe contractvorm. Hou dat een paar jaar vol en dan komt er ineens een auditeur langs die wil toetsen of de werkelijkheid ook in lijn is met de afspraken in het contract. Elke echtelijk relatie kent ook zo zijn ups en downs om de zoveel tijd; ‘the seven year itch’.
Als dan blijkt dat er veel meer ‘verborgen’ winst gemaakt wordt op het contract door de verkopende partij dan bedoelt dan is het hommeles. De klant zal terecht het jarenlang teveel betaalde bedrag terug willen en om verdere schade te voorkomen kiest een leverancier meestal eieren voor zijn geld.
Hoewel wij in Nederland vaak goed van vertrouwen zijn, is mijn stellige overtuiging dat dit aan het veranderen is. Het is dus zaak om claims te voorkomen. Dit geldt overigens voor zowel de inkopende als de verkopende partij. En hier komen de genen van Coppa weer boven. Het Coppa logo is geïnspireerd op het bow-tie diamond model. Dit model laat zien dat als de contractuele relaties veranderen ook de wijze waarop deze relatie georganiseerd wordt, mee moet veranderen. Inkoop en verkoop veranderen van een interface tussen twee organisaties tot een regiefunctie die er voor moet zorg dragen dat alle andere afdelingen direct met elkaar communiceren en wel in lijn met de gemaakte afspraken (vrij naar Cooper, 1997).
Net als echtparen, doen organisaties er verstandig aan om tijdig te investeren in hun relatie om deze bestendig te maken voor de toekomst, in lijn te laten zijn met wederzijdse verwachtingen en afspraken anders verwordt de macht der gewoonte tot een sluipmoordenaar.
Bas Bouwman's Blog 
Goed stuk Bas. Een goed contractbeheer betaalt zichzelf dubbel en dwars terug.
Bas, Pater Familias, zoals je weet, denk ik altijd graag met jou mee, liefst ook wat verder vooruit (Prévoyance gaat immers aan management vooraf).
Je maakt een beeldige analogie tussen relaties verkoop-inkoop en partnerrelaties in het leven. Dat doe je vanzelfsprekend niet voor niets. Maar het valt wel op, juist van jou (in deze tijd)!
De actuele variant van een bijbelse zevenjaarlijkse cyclus (in privérelaties: The Seven Year Bitch ligt wel erg voor de hand!). De sinus, de bekende regelmatige golfbeweging, in ons (zakelijk) bestaan, vraagt inderdaad om scherpte, attentie en vooral -zelf gestarte- actie, reeds bij het inzetten van de daling om vóór het dieptepunt te weten hoe je weer omhoog kunt sturen. (De sinus kan veelbetekenend ook “holte” betekenen).
Heel veel communiceren en investeren -in beide levenssferen- is goed en positief bedacht, maar in lange relaties is vaak een heel sterk diep vervlochten referentiekader dat het -alleen met z’n tweeën- uitbreken uit dat referentiekader en die gewoonten heel moeilijk maakt. Zowel zakelijk als privé zie je -als je van buiten af kijkt- die welhaast symbiotische gevangenschappen. Bilaterale en groepsprocessen met reeds langdurig op elkaar inwerkende afhankelijkheden en het zoeken naar continuïteit en zekerheid. Soms heel biologische aanvals- en vlucht-actie en -response.
Je ziet het in management-teams en ook tussen organisaties. Geconditioneerd gedrag (Skinner Box) en herhaalde actie-reactie-patronen, live of lekker veilig per Email, steeds dieper ingravend. Zie Argyris’ Ladder of Inference (Overcoming organizational defences).
Relaties hebben dan een katalysator nodig, een van buiten af ingebrachte aanjager en versneller. Een stof die intervenieert en aanzet tot niet-eigen, hybride of vernieuwende processen, maar zelf niet verbruikt wordt. Mensen als jij (en ik) moeten en durven ook zo’n katalysator te zijn. Niet altijd voorzichtig zijn en omzichtig met zaken en mensen omgaan, maar ook durven ruzie en crisis maken!
Misschien krijg je er wel naam van of slechte naam mee, maar het helpt wel! Aan beide kanten van het proces (ver- en inkoop en ook jij/jullie en ik/wij) lucht het op en kan je -binnen de relatie- als het ware opnieuw beginnen (restart-/reset-processen in de productielijnen).
In relaties en in organisaties moet het af en toe fors naar ozon ruiken, de typische lucht na een onweersbui (elektrostatische ontlading wordt ook in luchtbehandeling gebruikt om te verfrissen!).
KomDoeGa, Frank Koning